Заповнювані поля: збір даних з динамічних шаблонів

Заповнювані поля перетворюють Ваші шаблони на інструменти збору даних. Підписанти вводять інформацію безпосередньо у Ваші документи — імена, дати, суми — і Ви експортуєте ці дані в таблиці або бізнес-системи. Ніякого ручного перенабору.

Що роблять заповнювані поля

Традиційні документи вимагають від підписантів друку, заповнення від руки, сканування та повернення. Потім хтось вручну вводить дані у Вашу CRM або HRIS.

Заповнювані поля усувають цей процес. Ваш шаблон включає заповнювачі. Підписанти заповнюють їх під час процесу підписання. Система фіксує ці дані. Ви завантажуєте їх як CSV і імпортуєте безпосередньо у Ваші системи.

Це важливо для високооб'ємних робочих процесів. Відділ кадрів збирає інформацію про співробітників від 50 нових працівників щомісяця. Відділ продажу фіксує дані клієнтів із 200 угод про нерозголошення щокварталу. Організатори заходів збирають дані учасників із сотень відмов від претензій.

Два типи заповнюваних полів

Поля {{Curly Brackets}}

Вони працюють як у форматі PDF, так і в ASIC. Додайте заповнювачі {{field_name}} будь-де у Вашому шаблоні.

Правила синтаксису:

• Використовуйте лише літери, цифри та підкреслення
• Без пробілів: {{first_name}}, а не {{first name}}
• Без спеціальних символів: {{employee_id}}, а не {{employee#id}}
• Чутливість до регістру: {{Company_Name}} і {{company_name}} — це різні поля

Поширені приклади:

• {{employee_name}}
• {{start_date}}
• {{salary}}
• {{company_name}}
• {{contract_value}}

Як вони працюють: Коли Ви створюєте документ із шаблону з полями {{fields}}, Agrello виявляє заповнювачі та перетворює їх на заповнювані поля форми. Підписанти бачать поля введення там, де були заповнювачі.

Поля форм PDF

Вони працюють лише у форматі PDF. Стандартні поля форм у стилі Adobe з прапорцями, випадаючими списками та текстовими областями.

Можливості:

• Поля введення тексту
• Багаторядкові текстові області
• Прапорці для варіантів так/ні
• Випадаючі меню з попередньо визначеними варіантами
• Вибір дати
• Числові поля з валідацією

Обмеження: Не підтримуються в контейнерах ASIC. Використовуйте {{curly_brackets}} для багатофайлових документів.

Створення шаблонів із заповнюваними полями

Почніть із Вашого документа. Створіть Ваш контракт або форму в Word, Google Docs або будь-якому текстовому редакторі.

Додайте заповнювачі полів. Замініть динамічний вміст синтаксисом {{field_name}}:

Ця угода укладена між {{company_1_name}} і {{company_2_name}}. Співробітник {{employee_name}} почне роботу {{start_date}} із зарплатою {{salary_amount}}.

Завантажте в Agrello. Система автоматично виявляє всі поля {{fields}}. Ви бачите список полів, які підписанти заповнять.

Налаштуйте параметри полів. Для кожного поля встановіть:

• Відображувану мітку (що бачать підписанти)
• Тип поля (текст, дата, число)
• Обов'язкове чи опціональне
• Значення за замовчуванням, якщо потрібно

Додайте поля підпису. Розмістіть поля підпису там, де сторони підписують. Налаштуйте порядок підписання та методи.

Досвід підписанта

Підписанти отримують Ваш документ із виділеними порожніми полями. Вони заповнюють інформацію перед підписанням.

Чіткі мітки полів: Замість того, щоб бачити {{employee_name}}, підписанти бачать "Повне ім'я співробітника" з полем введення.

Валідація: Обов'язкові поля мають бути заповнені перед продовженням підписання. Поля дат приймають лише дійсні дати. Числові поля відхиляють текстове введення.

Перегляд перед підписанням: Після заповнення всіх полів підписанти переглядають заповнений документ. Вони бачать саме те, що підписують, з їхніми даними.

Експорт даних полів у CSV

Саме тут заповнювані поля забезпечують рентабельність інвестицій. Усі відповіді підписантів експортуються у формат таблиці.

Процес експорту:

1. Відкрийте Ваш шаблон в Agrello
2. Натисніть "Завантажити результати форми як CSV"
3. Система генерує таблицю з усіма даними підписаних документів
4. Кожен рядок — це один підписаний документ
5. Стовпці — це назви Ваших полів

Включені дані:

• Усі значення полів {{field}}, які заповнили підписанти
• Дата завершення документа
• Адреси електронної пошти підписантів
• Статус документа
• Користувацькі метадані

Дозволи: Лише користувачі з роллю Редактора можуть завантажувати експорти CSV. Це захищає чутливі дані.

Інтеграційні робочі процеси

Адаптація відділу кадрів: Нові співробітники заповнюють особисту інформацію, контакти для екстрених випадків, податкові форми. Експорт у HRIS. Автоматизований збір даних значно прискорює процес адаптації та зменшує помилки ручного введення даних.

Воронка продажів: Потенційні клієнти підписують угоди про нерозголошення з інформацією про компанію та деталями проекту. Експорт у CRM. Торгові представники бачать усі дані потенційних клієнтів без ручного введення.

Управління заходами: Учасники заповнюють реєстраційні форми та відмови від претензій. Експорт у базу даних учасників. Організатори заходів мають повні записи учасників.

Відстеження дотримання вимог: Співробітники підтверджують політики та завершують підтвердження навчання. Експорт на панель дотримання вимог. Відділ кадрів відстежує рівень завершення по всій організації.

Адаптація клієнтів: Нові клієнти надають деталі облікового запису та переваги обслуговування. Експорт у базу даних клієнтів. Команди підтримки мають повні профілі клієнтів.

Найкращі практики

Використовуйте описові назви полів: {{employee_full_name}} зрозуміліше, ніж {{emp_name}} при перегляді експортів CSV.

Стандартизуйте конвенції іменування: Використовуйте послідовні формати у всіх шаблонах. Завжди {{company_name}}, ніколи не змінюючи між {{company}} або {{company_legal_name}}.

Групуйте пов'язані поля: Розміщуйте пов'язану інформацію разом у Вашому шаблоні. Контактна інформація в одному розділі, умови контракту в іншому.

Встановлюйте чіткі мітки полів: Мітка, яку бачать підписанти, повинна точно пояснювати, що вводити. "Дата початку роботи співробітника (ММ/ДД/РРРР)" запобігає плутанині.

Позначайте обов'язкові поля: Примушуйте заповнення критичної інформації. Нехай опціональні поля будуть справді опціональними.

Тестуйте Ваші шаблони: Надсилайте тестові документи собі. Заповнюйте поля. Експортуйте CSV. Перевіряйте, що структура даних відповідає Вашим вимогам імпорту.

Документуйте Вашу схему полів: Підтримуйте список усіх назв полів і їх значень. Це допомагає членам команди створювати послідовні шаблони.

Технічні вимоги

Правила іменування полів:

• Лише буквено-цифрові символи та підкреслення
• Без пробілів або спеціальних символів
• Чутливість до регістру (підтримуйте послідовне використання великих літер)

Підтримка форматів:

• {{Curly brackets}}: формати PDF та ASIC
• Поля форм PDF: лише формат PDF

Обмеження експорту CSV:

• Без обмеження рядків (підтримує тисячі подань)
• Експортуються всі дані полів, без обрізання
• Кодування UTF-8 підтримує міжнародні символи

Безпека даних:

• Завантаження CSV вимагають ролі Редактора
• Аудиторський слід реєструє всі дії експорту
• Експорт даних через зашифровані з'єднання

Коли використовувати заповнювані поля

Використовуйте заповнювані поля, коли:

• Вам потрібні структуровані дані від кількох підписантів
• Ручне введення даних створює вузькі місця
• Ви інтегруєте з CRM, HRIS або аналітичними системами
• Ви збираєте одну й ту саму інформацію повторно
• Точність даних критична

Пропускайте заповнювані поля, коли:

• Ви підписуєте прості одноразові угоди
• Документи не мають змінних даних
• Вам не потрібно витягувати відповіді підписантів