Спільні посилання на шаблони: самообслуговування підписання документів
Забезпечте самообслуговування підписання за допомогою спільних посилань на шаблони. Дозвольте клієнтам, партнерам або співробітникам генерувати та підписувати документи на вимогу без ручного втручання.
Спільні посилання на шаблони дозволяють людям підписувати документи самостійно. Без ручного надсилання. Без очікування, поки Ви створите кожен документ. Користувачі клацають на посилання, заповнюють свою інформацію та підписують — повністю самообслуговування.
Як працюють спільні посилання
Традиційне підписання вимагає від Вас створення документа, додавання підписантів і надсилання запрошень для кожної угоди. З 50 угодами про нерозголошення щомісяця це 50 циклів ручного створення документів.
Спільні посилання усувають цю роботу. Створіть один шаблон, згенеруйте одне посилання, поділіться ним будь-де. Люди клацають на посилання, заповнюють документ і підписують. Ви автоматично отримуєте підписані копії.
Робочий процес:
- Ви створюєте шаблон із заповнюваними полями
- Ви генеруєте спільне посилання
- Ви поширюєте посилання (веб-сайт, електронна пошта, QR-код)
- Користувачі клацають на посилання та бачать порожній документ
- Користувачі заповнюють свою інформацію
- Користувачі підписують обраним методом
- Користувачі отримують підписану копію електронною поштою
- Ви отримуєте підписану копію у Вашій папці Agrello
Нульова ручна робота після налаштування. Спільні посилання значно скорочують час обробки документів для високооб'ємних стандартних угод, усуваючи ручне надсилання та відстеження.
Створення спільного посилання
Почніть із шаблону. Ваш шаблон повинен включати заповнювані поля — синтаксис {{curly_brackets}} для інформації підписанта. Ці дані змінюються для кожного підписанта, тоді як умови контракту залишаються ідентичними.
Приклад шаблону угоди про нерозголошення включає:
{{company_name}}{{signer_name}}{{signer_title}}{{date}}
Згенеруйте посилання. Перейдіть до Вашого шаблону в Agrello. Натисніть "Спільне посилання" або подібну опцію. Система створює унікальну URL-адресу.
Скопіюйте та поширте. URL-адреса є Вашим спільним посиланням. Будь-хто, хто отримує до нього доступ, створює новий екземпляр документа з Вашого шаблону.
Методи поширення
Інтеграція веб-сайту: Додайте кнопку на Ваш веб-сайт: "Підпишіть нашу угоду про нерозголошення". Кнопка посилається на URL-адресу Вашого спільного шаблону. Потенційні клієнти клацають і підписують негайно — без обміну електронними листами.
Підписи електронної пошти: Включіть посилання в підписи електронної пошти Вашої команди. Торгові представники та менеджери облікових записів можуть легко ділитися угодами про нерозголошення під час початкових розмов.
QR-коди: Згенеруйте QR-код, що вказує на Ваше спільне посилання. Використовуйте на заходах, конференціях або в друкованих матеріалах. Учасники скануюють і підписують форми згоди або реєстрації на своїх телефонах.
Соціальні мережі та біо: Додайте посилання до профілів LinkedIn, біо Twitter або корпоративних соціальних сторінок. Підрядники та фрілансери отримують доступ до стандартних угод у будь-який час.
Документація: Вбудовуйте посилання в вікі адаптації, підручники співробітників або портали постачальників. Нові співробітники або партнери отримують доступ до документів, коли вони їм потрібні.
Вбудовування спільних посилань у веб-сайти значно прискорює завершення угод про нерозголошення порівняно з ручними робочими процесами електронної пошти, надаючи негайний доступ.
Поширені випадки використання
Розповсюдження угод про нерозголошення: Відділи продажу діляться посиланням з потенційними клієнтами під час дослідних дзвінків. Потенційні клієнти підписують перед переглядом детальних пропозицій або дорожніх карт.
Реєстрація на заходи: Організатори конференцій включають спільне посилання в підтвердження реєстрації. Учасники заповнюють деталі та підписують відмови від претензій перед прибуттям.
Форми згоди: Постачальники медичних послуг публікують посилання на порталах пацієнтів. Пацієнти переглядають і підписують форми згоди перед прийомами.
Стандартні умови: SaaS компанії додають посилання до потоків реєстрації. Нові клієнти переглядають і приймають умови під час створення облікового запису.
Адаптація підрядників: Відділи кадрів надсилають посилання фрілансерам. Підрядники заповнюють документи адаптації без того, щоб відділ кадрів вручну створював кожен контракт.
Підтвердження політик: Компанії надсилають електронною поштою посилання на оновлені політики всім співробітникам. Співробітники самостійно підписують підтвердження за своїм графіком.
Форми заяв: Університети діляться посиланнями з абітурієнтами. Потенційні студенти заповнюють угоди про зарахування після прийому.
Робочі процеси документів самообслуговування істотно зменшують адміністративне навантаження у високооб'ємних сценаріях, усуваючи ручне втручання в рутинні процеси підписання.
Безпека та контроль доступу
Посилання є публічними. Будь-хто з URL-адресою може створити та підписати документ. Це навмисне — це забезпечує безперешкодний доступ.
Автентифікація не потрібна. Користувачі не входять в систему і не підтверджують особу перед доступом. Вони автентифікуються лише під час підпису (якщо Ви вимагаєте кваліфікованих підписів).
Уважно розгляньте Ваш вміст:
✅ Добре для спільних посилань: - Стандартні угоди про нерозголошення без чутливої інформації про компанію - Загальні умови - Публічні відмови від претензій на заходах - Стандартні угоди з підрядниками - Підтвердження політик співробітників
❌ Не підходить для спільних посилань: - Контракти з чутливими фінансовими умовами - Документи з конфіденційними деталями проектів - Персоналізовані угоди, що вимагають попередньо заповнених даних - Сценарії обмеженого доступу, що потребують автентифікації
Керування посиланнями: Ви можете деактивувати посилання, коли кампанії закінчуються або коли документи застарівають. Деактивовані посилання запобігають створенню нових документів, зберігаючи існуючі підписані копії.
Відстеження та аналітика
Моніторте використання. Agrello показує, скільки документів користувачі створили з кожного спільного посилання. Відстежуйте показники завершення — скільки почали проти фактично підписаних.
Експортуйте дані форми. Усі відповіді {{fillable_field}} експортуються в CSV. Аналізуйте демографію підписантів, поширені значення полів або шаблони відповідей.
Відстеження завершення: Дивіться часові позначки для кожного створеного та підписаного документа. Визначайте пікові часи використання або точки відмови.
Виявлення незвичайної активності: Стежте за спамом або зловживанням — раптові сплески створення документів можуть вказувати на неправильне використання посилання.
Найкращі практики
Тестуйте перед публічним поширенням. Клацніть на Ваше власне посилання. Заповніть зразкові дані. Завершіть весь процес підписання. Перевірте, що підписана копія виглядає правильно.
Встановлюйте чіткі очікування. Включайте інструкції біля посилання: "Клацніть тут, щоб переглянути та підписати нашу стандартну угоду про нерозголошення. Займає близько 2 хвилин."
Використовуйте описовий контекст посилання. Замість "Клацніть тут" пишіть "Підпишіть нашу угоду з підрядником" або "Завершіть Вашу реєстрацію на захід".
Моніторте регулярно. Перевіряйте використання посилань щотижня або щомісяця. Деактивуйте невикористані посилання. Оновлюйте шаблони, коли умови змінюються.
Контроль версій. Коли Ви значно оновлюєте шаблон, згенеруйте нове посилання. Старі посилання використовують стару версію шаблону — це запобігає плутанині.
Розгляньте скорочувачі посилань. Довгі URL-адреси Agrello можна скоротити за допомогою сервісів, таких як Bitly, для чистішого вигляду в маркетингових матеріалах.
Відстежуйте окремо. Якщо ви проводите декілька кампаній, створіть окремі шаблони (або дублюйте існуючі шаблони) з унікальними посиланнями. Це допомагає віднести документи до конкретних джерел.
Коли не використовувати спільні посилання
Персоналізовані контракти: Якщо Вам потрібна попередньо заповнена інформація про компанію або індивідуальні умови для кожного одержувача, використовуйте стандартне надсилання документів. Спільні посилання починаються порожніми.
Конфіденційна інформація: Документи, що містять чутливі деталі, повинні проходити через контрольоване надсилання, а не публічні посилання.
Послідовне підписання: Якщо документи вимагають декількох підписантів у певному порядку (менеджер затверджує перед підписанням співробітником), використовуйте стандартні робочі процеси з контролем порядку підпису.
Високі вимоги безпеки: Коли автентифікація перед доступом до документа є обов'язковою, спільні посилання (без автентифікаційного шлюзу) не відповідають вимогам.