Tööruumi rollid ja õigused: täielik juurdepääsu kontrollimise juhend
Omanda Agrello kahekihilist õiguste süsteemi: tööruumi rollid (Omanik, Administraator, Liige) ja kausta õigused (Toimetaja, Vaataja). Kontrolli juurdepääsu, kaitse tundlikke dokumente ja võimalda efektiivset meeskonnatööd.
Agrello kasutab kahekihilist õiguste süsteemi. Tööruumi rollid kontrollivad tööruumi-ülest võimekust. Kausta õigused kontrollivad dokumentide juurdepääsu. Mõlema kihi mõistmine aitab sul turvata tundlikke lepinguid säilitades meeskonnatööd.
Kahekihiline õiguste süsteem
Kiht 1: Tööruumi rollid määravad, mida keegi saab teha üle kogu tööruumi - hallata arveldust, kutsuda liikmeid, pääseda ligi kõigile kaustadele.
Kiht 2: Kausta õigused määravad, mida keegi saab teha konkreetsetes kaustades - luua dokumente, saata allkirjastamiseks või lihtsalt vaadata.
Need kihid kombineeruvad. Liige (tööruumi roll) Toimetaja õigusega (kausta roll) HR kaustas saab luua töölepinguid. Sama liige ilma juurdepääsuta Rahanduse kaustale ei näe finantskokkuleppeid.
See eraldus võimaldab täpset juurdepääsu kontrolli. HR näeb HR dokumente. Rahandus näeb finantsdokumente. Juhtkond näeb kõike.
Tööruumi rollid
Kolm tööruumi taseme rolli kontrollivad tööruumi haldust ja nähtavust.
Omanik
Täielik kontroll. Omanikud haldavad kõike.
Võimalused: - Halda tellimust ja arveldust - Seadista tööruumi seadeid (nimi, logo, bränd) - Kutsu ja eemalda liikmeid - Muuda liikmete rolle - Vaata ja halda kõiki kaustu automaatselt - Loo ja halda malle - Loo ja saada dokumente - Pääse kasutusstatistikale
Kes peaks olema omanik: Ettevõtte omanik, IT administraator või rahanduse kontakt. Keegi, kes vastutab arvelduse ja tööruumi-üleste otsuste eest.
Tavaliselt üks tööruumi kohta: Mitu omanikku on võimalik, aga ebatavaline. Selge omandus väldib konflikte.
Omandiõiguse üleandmine: Omanikud saavad omandiõigust teisele liikmele üle anda. Uus omanik saab arvelduse juurdepääsu. Eelmine omanik muutub administraatoriks või liikmeks.
Administraator
Haldab meeskonna töövoogusid ilma arvelduse juurdepääsuta.
Võimalused: - Vaata kõiki kaustu automaatselt - Lisa liikmeid kaustadesse - Anna toimetaja või vaataja õigused - Loo ja jaga malle - Täielik dokumendi elutsükli kontroll - Vaata kausta analüütikat
Ei saa: - Hallata tellimust või arveldust - Üle anda tööruumi omandiõigust - Kustutada tööruumi
Kes peaks olema administraator: Osakonnajuhatajad, meeskonnajuhid, kontorijuhatajad. Inimesed, kes koordineerivad töövoogusid üle mitme meeskonna.
Funktsioonidevaheline nähtavus: Administraatorid näevad kõiki kaustu - kasulik lepingute haldamiseks üle osakondade.
Liige
Töötab ainult määratud kaustades.
Võimalused: - Pääse kaustadele, kuhu nad on kutsutud - Loo ja halda dokumente kättesaadavates kaustades - Kasuta jagatud malle - Kommenteeri ja tee koostööd
Ei saa: - Vaadata kaustu, kuhu nad pole kutsutud - Lisada liikmeid kaustadesse - Hallata tööruumi seadeid - Pääseda arveldusele - Näha kõiki tööruumi malle (ainult need nende kaustades)
Kes peaks olema liige: Individuaalsed kaastöötajad, spetsialistid, välised koostöötegijad. Keegi, kes vajab konkreetset kausta juurdepääsu ilma tööruumi-ülese nähtavuseta.
Vaikimisi roll: Enamik meeskonnaliikmeid peaks olema liikmed toimetaja õigustega asjakohastel kaustadel.
Kausta õigused
Pärast tööruumi juurdepääsu andmist seadistad kausta-spetsiifilised õigused.
Toimetaja
Loob ja haldab dokumente.
Võimalused: - Loo dokumente (lae failid üles, kasuta malle, sisseehitatud toimetaja) - Loo malle dokumentidest - Saada allkirjastamiseks (valmista ette, lisa allkirjastajaid, saada kutsed) - Halda dokumente (toimeta mustandeid, tühista, kustuta) - Laadi faile alla (originaalid ja allkirjastatud koopiad) - Ekspordi CSV andmeid mallidest - Lisa kommentaare - Vaata kõiki kausta dokumente
Kes saab toimetaja: Meeskonnaliikmed, kes aktiivselt loovad ja saadavad lepinguid. HR koordinaatorid, kes loovad töölepinguid. Müügiesindajad, kes saadavad kliendile pinguid.
Vaataja
Jälgib loomata.
Võimalused: - Vaata kõiki dokumente kaustas - Lisa kommentaare tagasisideks - Jälgi allkirjastamise edenemist - Laadi dokumente alla (kui lubatud)
Ei saa: - Luua dokumente - Luua malle - Saata allkirjastamiseks - Toimetada dokumente - Kustutada dokumente - Eksportida CSV andmeid
Kes saab vaataja: Sidusrühmad, kes vajavad nähtavust. Juhtkond lepingutegevuse jälgimisel. Audiitorid vastavuse ülevaatamisel. Juriidilised lepingute ülevaatamisel enne kinnitust. Välised kliendid mustandite vaatamisel.
Väärtuslik kinnitustöövoogude jaoks: Juriidiline meeskond saab vaataja juurdepääsu. Vaatab mustandid üle. Lisab kinnituse kommentaare. Looja saadab pärast kinnitust.
Kausta õiguste seadistamine
Mine kausta. Ava kaust, kus soovid juurdepääsu anda.
Klõpsa õiguste tab. Leia õiguste sektsioon kausta seadetes.
Lisa juurdepääs: Klõpsa "Lisa juurdepääsu õigused" või sarnane nupp.
Vali liige: Vali meeskonnaliige tööruumi loendist.
Vali roll: Toimetaja või vaataja.
Salvesta muudatused: Õigus rakendub kohe.
Liikme juurdepääs: Liige näeb nüüd kausta oma liideses. Saab teostada tegevusi vastavalt õiguste tasemele.
Õiguste kombinatsioonid
Tööruumi roll + kausta õigus = tegelikud võimalused.
Omanik + toimetaja HR kaustas: - Täielik tööruumi kontroll - Täielik HR dokumentide haldus - Saab kutsuda teisi HR kausta
Administraator + vaataja rahanduse kaustas: - Näeb kõiki tööruumi kaustu (administraatori privileeg) - Saab ainult vaadata rahanduse dokumente, mitte luua (vaataja piirang) - Saab anda rahanduse juurdepääsu teistele (administraatori privileeg)
Liige + toimetaja müügi kaustas: - Ei näe teisi kaustu - Täielik dokumendi kontroll müügi kaustas - Ei saa kutsuda teisi müügi kausta (vajab administraatorit või omanikku)
Liige + vaataja juriidilises kaustas: - Ei näe teisi kaustu - Saab vaadata ja kommenteerida juriidilisi dokumente - Ei saa luua ega saata dokumente
Parimad tavad
Vaikimisi liikme rollile: Enamik kasutajaid peaks olema liikmed. Jäta administraator tegelikele koordinaatoritele, kes haldavad üle osakondade.
Anna miinimum õigused: Anna vaataja juurdepääs, kui jälgimine on piisav. Uuenda toimetajale, kui dokumendi loomine on vajalik.
Korralda funktsiooni järgi: Loo kaustad osakonna või funktsiooni järgi. Anna asjakohastele meeskonnaliikmetele juurdepääs ainult nende kaustadele.
Kasuta vaatajat kinnituseks: Juriidiline, vastavus, juhtkond - anna vaataja juurdepääs. Nad vaatavad üle ja kinnitavad kommentaaride kaudu enne dokumentide saatmist.
Administraatorid koordinaatoritele: Anna administraator ainult inimestele, kes tõesti haldavad funktsiooniüleseid töövoogusid. Ära anna lihtsalt mugavuse pärast.
Regulaarsed õiguste auditid: Kvartaline ülevaade, kel on juurdepääs millele. Eemalda juurdepääs endistele töötajatele või inimestele, kes muutsid rolle.
Dokumenteeri oma struktuur: Hoia tabelit, mis näitab, millistel rollidel on milline kausta juurdepääs. Aitab uusi meeskonnaliikmeid sisseelada ja väldib segadust.
Turvalisuse kaalutlused
Tundlikud kaustad: Finantlepingud, juhtkonna kokkulepped, konfidentsiaalsed partnerluslepingud - piira konkreetsetele liikmetele toimetaja juurdepääsuga. Ära anna laia juurdepääsu.
Välised koostöötegijad: Töövõtjad, konsultandid, kliendid - kutsu liikmetena vaataja juurdepääsuga konkreetsetele projektide kaustadele. Eemalda juurdepääs, kui kaasamine lõpeb.
Arvelduse kaitse: Ainult omanikud näevad arveldust. Takistab volitamata tellimuse muudatusi või kulude informatsiooni paljastamist.
Malli kontroll: Liikmed näevad ainult malle kaustades, millele neil on juurdepääs. Takistab volitamata malli muutmist üle organisatsiooni.
Auditilogi: Kõik õiguste muudatused salvestatakse auditilogi. Jälgi, kes andis kellelene milline juurdepääsu ja millal.
Tavalised stsenaariumid
Uue töötaja sisseelamine: 1. Kutsu liikmena 2. Anna toimetaja juurdepääs nende osakonna kaustale 3. Anna vaataja juurdepääs asjassepuutuvatele funktsiooniülesele kaustadele
Osakonnajuhi seadistus: 1. Määra administraatori roll 2. Näeb automaatselt kõiki kaustu 3. Saab anda õigusi meeskonnaliikmetele
Juhtkonna nähtavus: 1. Määra liikme roll (v.a kui nad haldavad arveldust) 2. Anna vaataja juurdepääs kõigile asjassepuutuvatele kaustadele 3. Nad jälgivad loomata dokumente
Väline juriidiline ülevaataja: 1. Kutsu liikmena 2. Anna vaataja juurdepääs konkreetsele lepingu kaustale 3. Nad vaatavad üle ja kinnitavad kommentaaride kaudu 4. Eemalda juurdepääs pärast ülevaatuse lõppu
Töövõtja kaasamine: 1. Kutsu liikmena 2. Anna toimetaja juurdepääs ainult projekti kaustale 3. Nad loovad ja haldavad projekti dokumente 4. Eemalda juurdepääs, kui projekt lõpeb
Juurdepääsu probleemide tõrge otsing
Liige ei näe kausta: Kontrolli, kas neil on kausta õigus antud. Tööruumi liikmelisus üksi ei anna kausta juurdepääsu.
Liige ei saa dokumente saata: Kinnita, et neil on toimetaja õigus. Vaatajad ei saa saata.
Ei saa eksportida CSV: Ainult toimetajad saavad eksportida. Vaatajatel pole seda võimekust.
Liige näeb liiga palju kaustu: Kui nad on administraator, näevad nad kõiki kaustu automaatselt. Muuda liikme rolliks, kui ebasobiv.
Ei saa kedagi kausta lisada: Ainult administraatorid ja omanikud saavad anda kausta juurdepääsu. Liikmed ei saa teisi kutsuda.
Muudatused ei ilmu: Õigused uuenevad kohe. Kui liige ei näe muudatust, palu neil brauserit värskendada või välja ja tagasi sisse logida.
Õiguste maatriks
Kiire viide rollide võimetele:
Tööruumi haldamine: - Arveldus: Ainult omanik - Kutsu liikmeid: Omanik, administraator - Muuda rolle: Omanik, administraator - Vaata kõiki kaustu: Omanik, administraator
Kausta juurdepääs: - Loo dokumente: Toimetaja - Saada allkirjastamiseks: Toimetaja - Ekspordi CSV: Toimetaja - Loo malle: Toimetaja - Vaata dokumente: Toimetaja, vaataja - Lisa kommentaare: Toimetaja, vaataja
Põhiprintsiip: Vaatajad jälgivad. Toimetajad tegutsevad. Administraatorid koordineerivad. Omanikud kontrollivad.