Ролі та дозволи на платформі Agrello

Agrello використовує два рівні дозволів. Ролі робочого простору визначають, хто може керувати виставленням рахунків, запрошувати членів і бачити всі папки. Дозволи папок визначають, хто може створювати документи або лише переглядати. Разом вони дозволяють надати кожній людині саме той доступ, який їй потрібен.

Ролі робочого простору

Власник має повний контроль, включаючи виставлення рахунків і налаштування робочого простору. Зазвичай це власник бізнесу або фінансовий контакт. Рекомендується один на робочий простір.

Адміністратор керує робочими процесами команди — може запрошувати членів, надавати доступ до папок і бачити всі папки. Не має доступу до виставлення рахунків. Ідеально підходить для керівників відділів і команд.

Член працює лише в папках, до яких його запросили. Не бачить інших папок і не може запрошувати інших. Це роль за замовчуванням для більшості членів команди.

Дозволи папок

Коли хтось має роль робочого простору, Ви надаєте йому доступ до конкретних папок:

Редактор може створювати документи, надсилати на підпис, керувати шаблонами та експортувати дані. Надайте це людям, які активно працюють з контрактами.

Переглядач може переглядати документи та додавати коментарі, але не може створювати чи надсилати нічого. Ідеально для керівників, які моніторять прогрес, юридичного перегляду або зовнішніх зацікавлених сторін.

Хто що отримує?

Більшість співробітників повинні бути Членами з доступом Редактора до папки свого відділу. Працівники HR отримують Редактора на папку HR. Торгові представники отримують Редактора на папку продажів. Вони працюють незалежно, не бачачи інших відділів.

Керівники відділів добре працюють як Адміністратори. Вони бачать усі папки, що допомагає координувати міжкомандну роботу. Вони можуть надавати доступ членам своєї команди без турбування Власника.

Керівництво та аудитори часто потребують ролі Члена з доступом Переглядача до кількох папок. Вони моніторять діяльність і переглядають документи, випадково нічого не створюючи чи не змінюючи.

Зовнішні співробітники — підрядники, клієнти, юридичні рецензенти — повинні бути Членами з доступом до однієї конкретної папки проекту. Надайте їм Редактора, якщо їм потрібно створювати документи, Переглядача, якщо їм потрібно лише переглядати. Видаліть доступ, коли співпраця закінчується.

Швидкі поради

Починайте з мінімального доступу. Спочатку надайте Переглядача, підвищте до Редактора за потреби. Спочатку надайте роль Члена, підвищте до Адміністратора лише для справжніх координаторів.

Організовуйте папки за функцією. Коли папки відповідають відділам, дозволи стають інтуїтивними. Папка HR для команди HR. Папка фінансів для фінансової команди.

Використовуйте Переглядача для затверджень. Юридичний відділ переглядає чернетку як Переглядач, додає коментарі затвердження, потім Редактор надсилає. Чіткий поділ між переглядом і дією.

Переглядайте щокварталу. Перевіряйте, хто має доступ до чого. Видаляйте колишніх співробітників. Коригуйте дозволи, коли люди змінюють ролі.

---

Додаток: Детальні можливості

Можливості Власника

• Керувати підпискою та виставленням рахунків
• Налаштовувати параметри робочого простору (назва, логотип, брендинг)
• Запрошувати та видаляти членів робочого простору
• Змінювати ролі членів (Власник, Адміністратор, Член)
• Передавати право власності іншому члену
• Переглядати та керувати всіма папками автоматично
• Створювати та керувати шаблонами в усьому робочому просторі
• Створювати, надсилати та керувати всіма документами
• Отримувати доступ до статистики використання та аналітики
• Видаляти робочий простір

Можливості Адміністратора

• Переглядати всі папки автоматично (для нагляду)
• Запрошувати нових членів до робочого простору
• Додавати існуючих членів до папок
• Надавати дозволи Редактора або Переглядача на папки
• Створювати та ділитися шаблонами
• Повний контроль життєвого циклу документа в будь-якій папці
• Переглядати аналітику папок

Не може: Керувати виставленням рахунків, передавати право власності, видаляти робочий простір

Можливості Члена

• Отримувати доступ лише до папок, до яких їх явно запросили
• Створювати та керувати документами (якщо дозвіл Редактора)
• Переглядати документи та коментувати (якщо дозвіл Переглядача)
• Використовувати спільні шаблони в доступних папках
• Завантажувати документи з доступних папок

Не може: Бачити інші папки, запрошувати членів, керувати налаштуваннями робочого простору, отримувати доступ до виставлення рахунків

Можливості Редактора (рівень папки)

• Створювати документи (завантажувати, використовувати шаблони, вбудований редактор)
• Надсилати документи на підпис
• Керувати документами (редагувати чернетки, анулювати, видаляти)
• Створювати шаблони з документів
• Експортувати дані CSV із шаблонів
• Завантажувати оригінали та підписані копії
• Додавати коментарі
• Переглядати всі документи в папці

Можливості Переглядача (рівень папки)

• Переглядати всі документи в папці
• Відстежувати прогрес підписання
• Додавати коментарі для зворотного зв'язку
• Завантажувати документи (якщо налаштування папки дозволяють)

Не може: Створювати, редагувати, видаляти або надсилати документи. Не може створювати шаблони або експортувати CSV.