PDF vs ASIC vs EDOC: pareizā e-paraksta formāta izvēle

Agrello atbalsta trīs e-paraksta izvades formātus: PDF (PAdES), ASIC (XAdES) un EDOC. Katrs formāts kalpo dažādām vajadzībām. Izvēlies, pamatojoties uz savām paraksta prasībām, faila struktūru un reģionālo atbilstību.

Formāta pārskats

PDF (PAdES) ievieto parakstus tieši tavā PDF failā. Parakstītais dokuments izskatās kā regulārs PDF ar paraksta kastītēm, kas redzamas iekšpusē. Ikviens ar PDF lasītāju var to atvērt.

ASIC (XAdES) izveido konteineru - līdzīgi ZIP arhīvam - kas satur tavus failus un glabā parakstus atsevišķi. ASIC automātiski piespieļ kvalificētus elektroniskos parakstus (QES) un atbalsta vairākus failu tipus.

EDOC darbojas kā ASIC, bet atbilst Latvijas specifiskajām regulējošām prasībām. Izmanto to Latvijas valdības iesniegumiem un institucionāliem līgumiem.

PDF (PAdES) formāts

PDF formāts ievieto parakstus, izmantojot PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) standartu. Paraksti parādās kā vizuālas kastītes tavā dokumentā.

Iespējas:

• Viens PDF fails ar iebūvētiem parakstiem
• Vizuālas paraksta kastītes, kas rāda parakstītāja detaļas
• Atbalsta visus paraksta līmeņus: SES, AES, QES
• Aizpildāmi lauki ar {{curly_brackets}} sintaksi
• PDF teksta lauki datu vākšanai
• Universālā saderība - jebkurš PDF lasītājs darbojas

Labākais:

• Viena faila līgumiem un vienošanās
• Dokumentiem, kas prasa redzamas paraksta kastītes
• Situācijām, kas prasa paraksta elastību (dažādi parakstītāji izmanto dažādas metodes)
• Saņēmējiem bez specializētas programmatūras

PDF paliek plaši vēlamais standarta līgumiem tā universālās saderības dēļ visās platformās un ierīcēs.

Ierobežojumi:

• Paraksta tikai vienu PDF failu par dokumentu
• Nevar parakstīt citus failu tipus (Word, Excel, attēlus)
• Nav automātiskas QES piespiedšanas - parakstītāji izvēlas savu metodi

ASIC (XAdES) formāts

ASIC izveido konteinera failu (ASiC-E formāts), izmantojot XAdES (XML Advanced Electronic Signatures). Faili un paraksti paliek atsevišķi konteinera iekšpusē.

Iespējas:

• Vairāki faili vienā konteinerā (jebkurš faila tips)
• Tikai QES piespiedšana - nav zemāku drošības līmeņu
• Aizpildāmi {{curly_brackets}} lauki visos failos
• Ilgtermiņa arhivēšana ar XAdES-A standartu
• ES eIDAS saderīgs
• Paraksti glabājas META-INF mapē

Labākais:

• Līgumiem ar pielikumiem (galvenā vienošanās + eksponāti + pielikumi)
• Ne-PDF failiem (ZIP arhīvi, attēli, izklājlapas, tehniskie rasējumi)
• Obligātām QES prasībām
• Ilgtermiņa dokumentu glabāšanai (desmitgadēm derīgums)
• Paraksta metodes kļūdu novēršanai

Ierobežojumi:

• Prasa ASIC saderīgu skatītāju (ne standarta PDF lasītājus)
• Nav vizuālu parakstu dokumentu iekšpusē
• Tikai QES - nevar izmantot vienkāršus vai uzlabotus parakstus
• Nav PDF teksta lauku (tikai {{curly_brackets}})

EDOC formāts

EDOC ("Electronically Certified Document") ir Latvijas nacionālais e-paraksta formāts. Būvēts uz to pašu ASiC-E + XAdES tehnoloģiju kā ASIC.

Kas padara EDOC atšķirīgu:

• Uzlabota validācija Latvijas regulējošai atbilstībai
• Obligāts Latvijas valdības iesniegumiem
• Papildu ilgtermiņa validācijas funkcijas
• Kvalificēti laika zīmogi un sertifikātu atsaukšanas pārbaudes

Kad izmantot:

• Dokumentu iesniegšanai Latvijas valdības pakalpojumiem
• Biznesa līgumiem, kas prasa Latvijas juridisko atbilstību
• Oficiāliem dokumentiem Latvijas iestādēm

Tehniskās iespējas: Tāpat kā ASIC (vairāki faili, tikai QES, jebkurš faila tips, XAdES paraksti).

Pareizā formāta izvēle

Izvēlies PDF, kad:

• Tev ir viens fails, ko parakstīt
• Nepieciešamas vizuālas paraksta kastītes dokumenta iekšpusē
• Saņēmējiem nepieciešama universālā saderība
• Vēlies paraksta elastību (ļauj dažādas metodes dažādiem parakstītājiem)
• Strādā ar standarta līgumiem, vienošanās vai veidlapām

Izvēlies ASIC, kad:

• Tavi kontrahenti ir Igaunijas uzņēmumi vai publiskā sektora iestādes
• Nepieciešams parakstīt vairākus failus kopā
• Paraksti ne-PDF failu tipus
• QES ir obligāts visiem parakstītājiem
• Ilgtermiņa arhivēšana ir svarīga
• ES atbilstība ir kritiska
• Vēlies novērst lietotājus izvēlēties nepareizas paraksta metodes

Izvēlies EDOC, kad:

• Iesniedz Latvijas valdībai vai iestādēm
• Tavam biznesam ir Latvijas regulējošas saistības
• Nepieciešama uzlabota validācija Latvijas juridiskajā sistēmā

Paraksta metodes saderība

PDF atbalsta visus līmeņus:

• Vienkāršs elektroniskais paraksts (SES) - Agrello e-Sign (zīmēts/rakstīts)
• Uzlabots elektroniskais paraksts (AES) - eParaksts mobile
• Kvalificēts elektroniskais paraksts (QES) - Smart-ID, Mobile-ID, eID kartes

ASIC atbalsta tikai QES:

• Smart-ID
• Mobile-ID
• eID kartes (Igaunijas, Beļģijas, Somijas utt.)
• eParaksts (Latvijas eID)

EDOC atbalsta tikai QES:

Tāpat kā ASIC - Smart-ID, Mobile-ID, eID kartes, eParaksts.

Jauktie scenāriji: Ja dažiem parakstītājiem nepieciešams PDF (vizuālie paraksti) un citiem nepieciešams ASIC (vairāki faili), izveido atsevišķus dokumentus katram formātam. Tu nevari jaukt formātus vienā dokumenta izvadē.

Kāpēc formāta izvēle ir svarīga

Juridiskais derīgums: Visi trīs formāti izveido juridiski saistošus parakstus. Izvēlies, pamatojoties uz savas nozares prasībām un reģionālajiem noteikumiem.

Darba plūsmas efektivitāte: Pareizais formāts samazina kļūdas un paātrina parakstīšanu.

Ilgtermiņa atbilstība: ASIC un EDOC sniedz stiprākas arhivēšanas garantijas ar XAdES-A validāciju, uzturot paraksta derīgumu desmitgadēm pat pēc sertifikātu termiņa beigām.