E-paraksta problēmu novēršana: risinājumi un labākās prakses

Parakstīšana ne vienmēr norit gludi. Uzaicinājumi pazūd. Parakstītāji nevar autentificēties. Dokumentiem nepieciešami labojumi pēc nosūtīšanas. Šeit ir, kā atrisināt bieži sastopamās problēmas.

E-pasta piegādes problēmas

Visbiežāk sastopamā problēma: parakstītājs saka, ka nekad nesaņēma uzaicinājumu.

Vispirms pārbaudi surogātpasta mapes: E-pasta filtri bieži noķer e-parakstu uzaicinājumus. Lūdz parakstītājam meklēt surogātpastā/nevēlamajā pastā e-pastus no Agrello.

Pārbaudi e-pasta adresi: Meklē kļūmīgās burtu kļūdas parakstītāja e-pastā. Viena nepareiza rakstzīme nosūta uz nepareizu personu vai nekur. Bieži sastopamās kļūdas: .con vietā .com, samainīti burti.

Atkārtoti nosūti uzaicinājumu: Atver dokumentu. Atrodi parakstītāju sadaļā "Kam nepieciešams parakstīt". Noklikšķini uz nolaižamās izvēlnes blakus viņu vārdam. Izvēlies "Atkārtoti nosūtīt uzaicinājumu".

Pievieno drošajiem sūtītājiem: Liec parakstītājiem pievienot Agrello nosūtīšanas adresi saviem kontaktiem vai drošo sūtītāju sarakstam. Novērš turpmāku filtrēšanu.

Izmēģini alternatīvu e-pastu: Ja korporatīvais e-pasts bloķē ārējos sūtītājus, izmēģini parakstītāja personīgo e-pastu. Dažām organizācijām ir stingra e-pasta drošība, kas bloķē automatizētas parakstīšanas sistēmas.

Gaidi piegādi: E-pasts dažkārt kavējas. Ja nosūtīts pirms 5 minūtēm un parakstītājs to neredz, gaidi 15-20 minūtes pirms turpmākas problēmu novēršanas.

Paraksta autentifikācijas kļūmes

Parakstītāji, kas mēģina izmantot Smart-ID vai Mobile-ID, dažkārt saskaras ar autentifikācijas problēmām.

Smart-ID problēmas:

• Lietotne nav instalēta: Parakstītājam nepieciešama Smart-ID lietotne savā telefonā. Nosūti viņiem lejupielādes saites iOS/Android.
• Konts nav aktivizēts: Lietotne instalēta, bet konts nav pilnībā aktivizēts. Viņiem jāpabeidz aktivizācijas process ar savu banku vai ID nodrošinātāju.
• Ievadīts nepareizs PIN: Trīs neveiksmīgi PIN mēģinājumi var bloķēt lietotni. Viņiem jāatjauno PIN caur lietotnes iestatījumiem.
• Tīkla problēmas: Autentifikācijai nepieciešams interneta savienojums. Pārbaudi, vai viņiem ir aktīvs Wi-Fi vai mobilie dati.

Mobile-ID problēmas:

• SIM nav iespējots: Mobile-ID prasa SIM kartes aktivizāciju. Ne visi mobilie operatori to atbalsta. Pārbaudi, vai viņu operators piedāvā Mobile-ID.
• Signāla problēmas: Autentifikācija nosūta SMS. Vājš mobilo sakaru signāls kavē vai bloķē ziņojumu.
• Nepareizs tālruņa numurs: Mobile-ID saistīts ar konkrētu tālruņa numuru. Pārbaudi, vai numurs parakstītāja uzaicinājumā atbilst viņu faktiskajam Mobile-ID tālrunim.

Alternatīvas metodes: Ja kvalificēts paraksts turpina neizdoties, pārbaudi, vai dokumenta iestatījumi ļauj vienkāršākas paraksta metodes. Agrello paraksts (zīmēt/rakstīt) darbojas bez autentifikācijas infrastruktūras.

Pārlūkprogrammas saderība: Vecas pārlūkprogrammas dažkārt izraisa parakstīšanas saskarnes problēmas. Iesaki atjauninātu Chrome, Firefox, Safari vai Edge.

Nereaktīvi parakstītāji

Dokuments sēž "Parakstīšanā" dienas vai nedēļas. Parakstītājs nav rīkojies.

Nosūti atgādinājumus: Izmanto nolaižamo izvēlni "Atkārtoti nosūtīt uzaicinājumu" individuāliem atgādinājumiem. Vai izvēlies vairākus dokumentus Kanban skatā un noklikšķini "Atgādināt parakstīt" lielapjoma atgādinājumiem.

Sazinies ārpus Agrello: Sūti e-pastu vai zvani parakstītājam tieši. Daži cilvēki ignorē automatizētus e-pastus, bet atbild uz personīgu sazināšanos.

Iestati termiņus: Tavā uzaicinājuma e-pastā jānorāda, kad nepieciešams paraksts. "Lūdzu, paraksti līdz piektdienai" rada steidzamību.

Eskalē: Ja darbinieks neparaksta, sazinies ar viņu vadītāju. Ja piegādātājs neparaksta, sazinies ar viņu konta pārstāvi.

Pievieno alternatīvu parakstītāju: Ja sākotnējais parakstītājs nav pieejams (atvaļinājumā, aizgājis no uzņēmuma), pievieno viņu aizstājēju, kamēr dokuments ir Parakstīšanā. Jaunais parakstītājs saņem uzaicinājumu nekavējoties.

Anulē un pāradresē: Ja sākotnējais parakstītājs noteikti nevar parakstīt, anulē dokumentu. Izveido jaunu versiju ar pareizu parakstītāju. Nosūti vēlreiz.

Izmaiņu veikšana pēc nosūtīšanas

Saprāti, ka nosūtīji nepareizai personai? Pamanīji kļūdu dokumentā? Tavas iespējas ir atkarīgas no tā, kas jāmaina.

Nelielās izmaiņas: parakstītāju pievienošana

Problēma: Nosūtīji dokumentu, bet aizmirsi iekļaut kādu, kam jāparaksta.

Risinājums: Kamēr dokuments ir Parakstīšanā, noklikšķini "Pievienot parakstītāju". Ievadi viņu e-pastu. Viņi saņem uzaicinājumu nekavējoties. Esošie paraksti paliek derīgi.

Tas darbojas jebkurā laikā pirms galīgā paraksta pabeigšanas.

Lielās izmaiņas: satura kļūdas

Problēma: Dokumentam ir nepareizs datums, nepareizi noteikumi vai nepieciešamas būtiskas labošanas.

Risinājums: Anulē un atkārtoti nosūti.

1. Atver dokumentu
2. Noklikšķini uz anulēšanas pogas
3. Apstiprina anulēšanu (invalidē visus savāktos parakstus)
4. Izveido jaunu dokumentu ar labojumiem
5. Sagatavo parakstīšanai ar pareizām detaļām
6. Nosūti parakstītājiem ar paskaidrojumu

Nav atsaukšanas pogas. Kad nosūtīts, tu nevari atcelt nosūtīšanu. Anulēšana ir vienīgais ceļš satura izmaiņām.

Nepareizā persona parakstīja

Problēma: Uzaicināji nepareizu e-pastu. Nepareizā persona parakstīja dokumentu.

Risinājums: Anulē nekavējoties. Izveido laboto versiju ar pareizu parakstītāju. Nosūti vēlreiz. Sazinies ar visām pusēm, izskaidrojot kļūdu.

Juridiska piezīme: Nederīgi paraksti rada atbilstības problēmas. Labo nekavējoties.

Anulēšanas darba plūsma

Anulēšana invalidē visus savāktos parakstus un atzīmē dokumentu kā anulētu.

Kad anulēt:

• Satura kļūda atklāta pēc nosūtīšanas
• Pievienots nepareizs parakstītājs
• Noteikumiem nepieciešamas būtiskas izmaiņas
• Parakstītājs parakstīja divas reizes kļūdas dēļ

Kā anulēt:

1. Atver dokumenta detaļu skatu
2. Atrodi anulēšanas pogu (atrašanās vieta atšķiras pēc saskarnes)
3. Noklikšķini un apstiprina anulēšanu
4. Dokumenta statuss mainās uz "Anulēts"
5. Visi savāktie paraksti kļūst nederīgi

Nevar atcelt anulēšanu: Pastāvīga darbība. Anulēti dokumenti paliek anulēti. Revīzijas pēdas saglabā anulēšanas darbību un laika zīmogu.

Pēc anulēšanas: Izveido jaunu laboto dokumentu. Sagatavo un nosūti parakstītājiem. Jaunais dokuments sāk jaunu dzīves ciklu.

Secīgās parakstīšanas blokādes

Problēma: Dokuments izmanto secīgu parakstīšanu. Parakstītājs 1 nav parakstījis. Parakstītājs 2 nevar turpināt.

Fokusējies uz bloķētāju: Nosūti mērķtiecīgu atgādinājumu Parakstītājam 1. Viņi kavē visu procesu.

Eskalē uz vadītāju: Ja Parakstītājs 1 neatbild, sazinies ar viņu vadītāju. Izskaidro, ka kavēšanās ietekmē biznesa operācijas.

Noņem bloķētāju, ja nav pieejams: Ja Parakstītājs 1 ir pagarinātā atvaļinājumā vai aizgājis no uzņēmuma, anulē dokumentu. Noņem viņus no parakstīšanas secības. Pievieno aizstājēju. Nosūti atkārtoti.

Apsvēr paralēlu parakstīšanu: Ja secīgā kārtība nav juridiski nepieciešama, anulē un atkārtoti nosūti ar paralēlu parakstīšanu. Visi parakstītāji saņem uzaicinājumus vienlaikus. Pirmais, kas paraksta, turpina.

Lielapjoma izveides kļūdas

Izveidoji 50 darba līgumus no Excel. Desmit ir nepareizi dati vai nepareizi parakstītāji.

Labo individuāli: Atver katru kļūdaino dokumentu. Korektē parakstītāja e-pastu vai atgriezies uz Melnrakstu, lai labotu saturu. Atkārtoti nosūti individuāli.

Anulē kļūdaino partiju: Izvēlies visus kļūdainos dokumentus. Lielapjoma anulē tos. Labo Excel datus. Atkārtoti izpildi lielapjoma izveidi. 40 pareizi dokumenti turpinās normāli.

Jaukta pieeja: Labo vienkāršas kļūdas (kļūmīga burtu kļūda e-pastā) individuāli. Anulē sarežģītas kļūdas (nepareizi darbinieku dati visā dokumentā) un atveido.

Revīzijas pēdu izmantošana diagnostikai

Katra darbība tiek ierakstīta revīzijas pēdā. Izmanto to problēmu novēršanai.

Skaties revīzijas pēdu: Atver dokumentu. Noklikšķini "Skatīt dokumenta revīzijas pēdu". Redzi pilnīgu vēsturi ar laika zīmogiem un IP adresēm.

Ko revīzijas pēdas rāda:

• Kad dokuments tika nosūtīts
• Kad uzaicinājumi tika piegādāti (vai atgriezti)
• Kad parakstītāji piekļuva dokumentam
• Autentifikācijas mēģinājumi (veiksmīgi vai neveiksmīgi)
• Parakstu pabeigšanas
• Visi atgādinājumu nosūtījumi

Problēmu diagnosticēšana: Parakstītājs apgalvo, ka nekad nesaņēma uzaicinājumu. Revīzijas pēda rāda, ka e-pasts atgriezās nepareizas adreses dēļ. Tas apstiprina kļūmīgo burtu kļūdu e-pastā.

Atbalsta biļetes: Ja eskalē uz Agrello atbalstu, iekļauj revīzijas pēdas ekrānuzņēmumu. Rāda precīzi, kas notika.

Kad sazināties ar atbalstu

Tehniskie kļūmes: Autentifikācijas sistēmas nedarbojas. Dokumenti netiek nosūtīti, neskatoties uz pareizu konfigurāciju. Saskarnes kļūdas, kas novērš normālu darbību.

Konta problēmas: Abonementa problēmas. Piekļuve negaidīti atsaukta. Atļaujas nedarbojas pareizi.

Ko sniegt:

• Dokumenta ID vai saite
• Kļūdu ziņojumu ekrānuzņēmumi
• Veikto soļu apraksts
• Sagaidāmā uzvedība pret faktisko uzvedību
• Revīzijas pēdas ekrānuzņēmums

Vispirms pašapkalpošanās: Lielākā daļa problēmu tiek atrisinātas caur problēmu novēršanas soļiem iepriekš. Sazinies ar atbalstu par īstām tehniskām kļūmēm vai konta problēmām.

Novēršanas stratēģijas

Testē pirms svarīgām nosūtīšanām: Nosūti dokumentu sev vai kolēģim vispirms. Pārbaudi, vai paraksta lauki ir pozicionēti pareizi. Nodrošini, ka uzaicinājuma e-pasts izskatās pareizi. Labo problēmas pirms nosūtīšanas faktiskajiem parakstītājiem.

Divreiz pārbaudi e-pastus: Pārbaudi katru e-pasta adresi pirms klikšķa "Nosūtīt parakstīšanai". Viena kļūmīga burtu kļūda kavē visu procesu.

Iestati skaidras gaidas: Pielāgots uzaicinājuma ziņojums skaidri jāizskaidro, kas tiek parakstīts, kāpēc tas ir svarīgi un kad nepieciešams paraksts.

Identificē rezerves: Pirms kritisku dokumentu nosūtīšanas identificē alternatīvus parakstītājus. Ja galvenais parakstītājs kļūst nepieejams, tu zini, kas viņus aizstāj.

Aktīvi uzraug: Pārbaudi progresu katru dienu steidzamos dokumentos. Katru nedēļu rutīnas dokumentos. Noķer iestrēgušos dokumentus agri.

Standarta atgādinājuma grafiks: Izveido komandas normas. "Pirmais atgādinājums pēc 3 dienām, eskalē pēc 1 nedēļas." Konsistence novērš dokumentu novecošanu parakstīšanā.

Bieži sastopamās kļūdas

Pieņemt, ka parakstītājs saņēma uzaicinājumu: Vienmēr apstiprina saņemšanu. Negaidi dienas pirms pārbaudes.

Neizskaidrot paraksta metožu prasības: Ja dokuments prasa QES, brīdina parakstītājus uzaicinājumā. Viņiem nepieciešams Smart-ID vai Mobile-ID gatavs.

Aizmirst par laika joslām: Parakstītājs citā laika joslā saņem uzaicinājumu plkst. 2:00 naktī viņu laikā. Viņi var to neredzēt nekavējoties.

Nosūtīt uz novecojušu kontaktu sarakstu: Darbinieks aizgāja pirms mēnešiem. Viņu e-pasts atgriežas. Turi parakstītāju sarakstus aktuālus.

Nav uzraudzības procesa: Nosūtīji 20 līgumus. Neiestatīji atgādinājumus. 15 sēž neparakstīti, jo neviens nesekoja līdzi.

Anulēt pārāk ātri: Parakstītājam aizņem 2 dienas, lai parakstītu. Tu anulē, domājot, ka viņi to nesaņēma. Viņi beidzot paraksta un atklāj, ka dokuments anulēts. Komunikācija pirms anulēšanas novērš to.