Koplietojamās sagataves saites: pašapkalpošanās dokumentu parakstīšana
Iespējo pašapkalpošanās parakstīšanu ar koplietojamām sagataves saitēm. Ļauj klientiem, partneriem vai darbiniekiem ģenerēt un parakstīt dokumentus pēc pieprasījuma bez manuālas iejaukšanās.
Koplietojamās sagataves saites ļauj cilvēkiem parakstīt dokumentus pašiem. Nav manuālas nosūtīšanas. Nav gaidīšanas, lai tu izveidotu katru dokumentu. Lietotāji noklikšķina uz saites, aizpilda savu informāciju un paraksta - pilnīgi pašapkalpošanās.
Kā darbojas koplietojamās saites
Tradicionālā parakstīšana prasa tev izveidot dokumentu, pievienot parakstītājus un nosūtīt uzaicinājumus katram līgumam. Ar 50 konfidencialitātes līgumiem mēnesī tas ir 50 manuāli dokumentu izveides cikli.
Koplietojamās saites izslēdz šo darbu. Izveido vienu sagatavi, ģenerē vienu saiti, dalies to jebkur. Cilvēki noklikšķina uz saites, pabeidz dokumentu un paraksta. Tu automātiski saņem parakstītas kopijas.
Darba plūsma:
- Tu izveido sagatavi ar aizpildāmiem laukiem
- Tu ģenerē koplietojamu saiti
- Tu izplati saiti (tīmekļa vietne, e-pasts, QR kods)
- Lietotāji noklikšķina uz saites un redz tukšu dokumentu
- Lietotāji aizpilda savu informāciju
- Lietotāji paraksta ar savu izvēlēto metodi
- Lietotāji saņem parakstītu kopiju pa e-pastu
- Tu saņem parakstītu kopiju savā Agrello mapē
Nulle manuāla darba pēc iestatīšanas. Koplietojamās saites ievērojami samazina dokumentu apstrādes laiku liela apjoma standartvienošanām, izslēdzot manuālu nosūtīšanu un izsekošanu.
Koplietojamas saites izveide
Sāc ar sagatavi. Tavai sagatavei jāietver aizpildāmi lauki - {{curly_brackets}} sintakse parakstītāja informācijai. Šie dati mainās par parakstītāju, kamēr līguma noteikumi paliek identiski.
Piemēra konfidencialitātes līguma sagatave ietver:
{{company_name}}{{signer_name}}{{signer_title}}{{date}}
Ģenerē saiti. Navigē uz savu sagatavi Agrello. Noklikšķini "Koplietojama saite" vai līdzīgu opciju. Sistēma izveido unikālu URL.
Kopē un izplati. URL ir tava koplietojamā saite. Ikviens, kas tai piekļūst, izveido jaunu dokumenta instanci no tavas sagataves.
Izplatīšanas metodes
Tīmekļa vietnes integrācija: Pievieno pogu savā tīmekļa vietnē: "Parakstīt mūsu konfidencialitātes līgumu." Poga saistās uz tavu koplietojamo sagataves URL. Perspektīvie klienti noklikšķina un paraksta nekavējoties - nav e-pastu apmaiņas.
E-pasta paraksti: Iekļauj saiti savas komandas e-pasta parakstos. Pārdošanas pārstāvji un kontu menedžeri var bez piepūles dalīties ar konfidencialitātes līgumiem sākotnējo sarunu laikā.
QR kodi: Ģenerē QR kodu, kas norāda uz tavu koplietojamo saiti. Izmanto pasākumos, konferencēs vai drukātajos materiālos. Apmeklētāji skenē un paraksta piekrišanas veidlapas vai reģistrācijas savos telefonos.
Sociālie mediji un biogrāfijas: Pievieno saites LinkedIn profiliem, Twitter biogrāfijām vai uzņēmuma sociālajām lapām. Līgumslēdzēji un brīvprātīgie darbinieki piekļūst standarta līgumiem jebkurā laikā.
Dokumentācija: Ievieto saites jaunpienācēju wiki, darbinieku rokasgrāmatās vai piegādātāju portālos. Jaunie darbinieki vai partneri piekļūst dokumentiem, kad tiem nepieciešams.
Koplietojamo saišu ievietošana tīmekļa vietnēs ievērojami paātrina konfidencialitātes līgumu pabeigšanu salīdzinājumā ar manuālām e-pasta darba plūsmām, nodrošinot tūlītēju piekļuvi.
Bieži sastopamie lietošanas gadījumi
Konfidencialitātes līgumu izplatīšana: Pārdošanas komandas dalās ar saiti ar perspektīvajiem klientiem izpētes zvanu laikā. Perspektīvie klienti paraksta pirms detalizētu piedāvājumu vai ceļvežu skatīšanas.
Pasākumu reģistrācija: Konferences organizatori iekļauj koplietojamu saiti reģistrācijas apstiprinājumos. Apmeklētāji aizpilda detaļas un paraksta atteikumus pirms ierašanās.
Piekrišanas veidlapas: Veselības aprūpes sniedzēji ievieto saites pacientu portālos. Pacienti pārskata un paraksta piekrišanas veidlapas pirms apmeklējumiem.
Standartnoteikumi un nosacījumi: SaaS uzņēmumi pievieno saites reģistrācijas plūsmām. Jaunie klienti pārskata un pieņem noteikumus konta izveides laikā.
Līgumslēdzēju jaunpienācēju iekļaušana: Personāla nodaļas nosūta saites brīvprātīgajiem darbiniekiem. Līgumslēdzēji pabeidz jaunpienācēju dokumentus bez personāla manuālas katra līguma izveides.
Politikas apstiprinājumi: Uzņēmumi nosūta atjauninātas politikas saites visiem darbiniekiem pa e-pastu. Darbinieki pašparaksta apstiprinājumus savā grafikā.
Pieteikuma veidlapas: Universitātes dalās ar saitēm ar pieteicējiem. Perspektīvie studenti pabeidz reģistrācijas līgumus, kad uzņemti.
Pašapkalpošanās dokumentu darba plūsmas būtiski samazina administratīvo slogu liela apjoma scenārijos, izslēdzot manuālu iejaukšanos rutīnas parakstīšanas procesos.
Drošība un piekļuves kontrole
Saites ir publiskas. Ikviens ar URL var izveidot un parakstīt dokumentu. Tas ir apzināti - tas ļauj bez berzes piekļuvi.
Nav nepieciešama autentifikācija. Lietotāji nepieslēdzas vai nepierāda identitāti pirms piekļuves. Viņi tikai autentificējas parakstīšanas laikā (ja tu prasi kvalificētus parakstus).
Rūpīgi apsver savu saturu:
✅ Labi koplietojamām saitēm: - Standarta konfidencialitātes līgumi bez sensitīvas uzņēmuma informācijas - Vispārīgi noteikumi un nosacījumi - Publiski pasākumu atteikumi - Standarta līgumslēdzēju līgumi - Darbinieku politikas apstiprinājumi
❌ Nav piemērotas koplietojamām saitēm: - Līgumi ar sensitīviem finanšu noteikumiem - Dokumenti ar konfidenciālām projekta detaļām - Personalizēti līgumi, kas prasa iepriekš aizpildītus datus - Ierobežotas piekļuves scenāriji, kas prasa autentifikāciju
Saites pārvaldība: Tu vari deaktivizēt saites, kad kampaņas beidzas vai kad dokumenti kļūst novecojuši. Deaktivizētas saites novērš jaunu dokumentu izveidi, vienlaikus saglabājot esošās parakstītās kopijas.
Izsekošana un analītika
Uzraugi lietošanu. Agrello rāda, cik dokumentu lietotāji izveidoja no katras koplietojamās saites. Izseko pabeigšanas rādītājus - cik sāka pret faktiski parakstītiem.
Eksportē veidlapu datus. Visas {{fillable_field}} atbildes eksportē uz CSV. Analizē parakstītāju demogrāfiju, bieži sastopamās lauku vērtības vai atbilžu modeļus.
Pabeigšanas izsekošana: Redzi laika zīmogus katram izveidotam un parakstītam dokumentam. Identificē maksimālās lietošanas reizes vai atkrišanas punktus.
Neparastas aktivitātes atklāšana: Vēro surogātpastu vai ļaunprātīgu izmantošanu - pēkšņi pieaugumi dokumentu izveidē var norādīt saites ļaunprātīgu izmantošanu.
Labākās prakses
Testē pirms publiskas dalīšanās. Noklikšķini uz savas saites. Aizpildi parauga datus. Pabeidz visu parakstīšanas procesu. Verificē, ka parakstītā kopija izskatās pareiza.
Iestati skaidras cerības. Iekļauj norādījumus netālu no saites: "Noklikšķini šeit, lai pārskatītu un parakstītu mūsu standarta konfidencialitātes līgumu. Prasa aptuveni 2 minūtes."
Izmanto aprakstošu saites kontekstu. Nevis "Noklikšķini šeit," raksti "Paraksti mūsu līgumslēdzēja līgumu" vai "Pabeidz savu pasākuma reģistrāciju."
Uzraugi regulāri. Pārbaudi saites lietošanu katru nedēļu vai mēnesi. Deaktivizē neizmantotas saites. Atjauno sagataves, kad noteikumi mainās.
Versiju kontrole. Kad tu ievērojami atjauno sagatavi, ģenerē jaunu saiti. Vecās saites izmanto veco sagataves versiju - tas novērš neskaidrības.
Apsver saišu saīsinātājus. Garas Agrello URL var būt saīsinātas ar pakalpojumiem, piemēram, Bitly tīrākam izskatu mārketinga materiālos.
Izseko atsevišķi. Ja vadi vairākas kampaņas, izveido atsevišķas sagataves (vai dublē esošās sagataves) ar unikālām saitēm. Tas palīdz piedēvēt dokumentus konkrētiem avotiem.
Kad neizmantot koplietojamās saites
Personalizēti līgumi: Ja nepieciešama iepriekš aizpildīta uzņēmuma informācija vai pielāgoti noteikumi par saņēmēju, izmanto standarta dokumentu nosūtīšanu. Koplietojamās saites sākas tukšas.
Konfidenciāla informācija: Dokumentiem, kas satur sensitīvas detaļas, vajadzētu iet caur kontrolētu nosūtīšanu, nevis publiskām saitēm.
Secīga parakstīšana: Ja dokumentiem nepieciešami vairāki parakstītāji konkrētā secībā (menedžeris apstiprina pirms darbinieks paraksta), izmanto standarta darba plūsmas ar paraksta secības kontroli.
Augstas drošības prasības: Kad autentifikācija pirms dokumenta piekļuves ir obligāta, koplietojamās saites (bez autentifikācijas vārtiem) neatbildīs prasībām.