Dokumendi kommentaarid: koostööl põhinev ülevaatus ja tagasiside töövood

Kommentaarid võimaldavad asünkroonset dokumendi ülevaatust. Juriidiline vaatab lepingud üle. Sidusrühmad annavad tagasisidet. Kliendid pakuvad muudatusi. Kõik enne allkirjaks saatmist.

Miks kommentaarid loevad

Traditsioonilised ülevaatuse töövood kasutavad e-posti. Lepingumustand manusena. Ülevaatajad vastavad tagasisidega. Versioonide segadus järgneb. "Milline mustand omab viimast muudatust?" muutub pidevaks küsimuseks.

Kommentaarid tsentraliseerivad tagasiside. Kogu diskussioon jääb dokumendiga. E-posti lõimesid pole. Versioonide kaost pole. Iga ülevaataja näeb kogu tagasisidet ühes kohas.

Kommentaarid töötavad asünkroonselt. Juriidiline vaatab esmaspäeva hommikul üle. Rahandus lisab tagasiside teisipäeva pärastlõunal. HR vastab kolmapäeval. Koosolekute planeerimist lihtsate kinnituste jaoks pole vaja.

Kes saab kommenteerida

Kõik dokumendi juurdepääsuga saavad kommentaare lisada.

Vaatajad saavad kommenteerida: See on kriitiline. Vaatajad ei saa toimetada ega saata dokumente. Kuid nad saavad kommenteerida. Ideaalne ülevaatajatele, kes annavad tagasisidet ilma dokumendi kontrolli ta.

Toimetajad saavad kommenteerida: Lisaks dokumentide loomisele osalevad toimetajad ülevaatuse diskussioonides.

Administraatorid ja omanikud saavad kommenteerida: Täielik juurdepääs hõlmab kommenteerimist igale dokumendile, mida nad näha saavad.

Välised vaatajad saavad kommenteerida: Jaga mustandit kliendiga. Klient vaatab välis e vaatajana üle. Nad kommenteerivad küsimuste ja soovitustega. Tööruumi liikmelisust pole vaja.

See universaalne kommenteerimise juurdepääs võimaldab paindlikke ülevaatuse töövoogusid.

Kommentaaride lisamine

Ava dokument. Mine dokumendi detailvaatesse, kus näed dokumendi sisu ja seadeid.

Leia kommentaaride sektsioon. Otsi kommentaaride paneeli või ikooni. Tavaliselt paremas servas või liidese all.

Kirjuta oma kommentaar. Sisesta tagasiside, küsimused või kinnitused.

Postita kommentaar. Klõpsa "Lisa kommentaar" või "Postita." Kommentaar ilmub kohe.

Teised näevad su kommentaari. Meeskonnaliikmed juurdepääsuga näevad kommentaare kronoloogilises järjekorras.

Kommentaaride töövood

Juriidiline ülevaatuse protsess

Müük loob kliendilepingu. Mustandi tingimused kliendi vajaduste põhjal.

Lisa juriidiline vaatajana. Juriidiline meeskonnaliige saab juurdepääsu ilma dokumendi kontrolli ta. Nad vaatavad üle, kuid ei saa kogemata muuta ega saata.

Juriidiline lisab kommentaare: "Uuenda hüvitamise klauslit vastavalt ettevõtte poliitikale" ja "Maksetingimused vajavad rahanduse kinnitust."

Müük muudab dokumenti. Teeb muudatused juriidilise tagasiside põhjal.

Juriidiline kommenteerib uuesti: "Kinnitatud allkirjastamiseks."

Müük saadab allkirjastamiseks. Jätkab enesekindlalt juriidilise kinnitusega dokumenteeritult.

See töövoog takistab lepingute saatmist juriidiliste probleemidega. Juriidiline vaatab efektiivselt üle võtmata dokumendi omandiõigust.

Sidusrühma tagasiside

HR koostab ettevõtte poliitika uuenduse. Uus kaugtöö poliitika mõjutab kõiki.

Jaga juhtkonna meeskonnaga vaatajatena. Osakonnajuhad üle ettevõtte saavad juurdepääsu.

Mitmed juhid lisavad kommentaare: - Finantsjuht: "Eelarve mõju näib vastuvõetav." - Tehnoloogiajuht: "Tehniline infrastruktuur toetab seda." - Toimingud: "Soovita lisada sektsioon seadmete tagastuste kohta."

HR lülitab tagasiside sisse. Uuendab poliitika mustandit kommentaaride põhjal.

HR vastab kommentaaridele: "Seadmete tagastuse sektsioon lisatud. Tänan."

Juhtkond kommenteerib lõplikku kinnitust: "Kinnitatud."

HR saadab kõigile töötajatele. Poliitika läheb välja sidusrühma osta dokumenteeritult.

Kommentaarid asendavad kinnituskoosolekuid. Sidusrühmad vaatavad üle oma graafiku järgi. HR saab kirjaliku kinnituse raja.

Kliendi koostöö

Juriidiline koostab teenuslepingu kliendi projektile.

Jaga mustandit kliendiga välise vaatajana. Klient pääseb dokumendile ilma tööruumi liitumata.

Klient kommenteerib: "Kas saame maksetingimusi pikendada 45 päevani 30 päeva asemel?"

Juriidiline arutab sisemiselt. Meeskond hindab päringut.

Juriidiline vastab kommentaarile: "45-päevased tingimused kinnitatud. Uuendan dokumenti."

Juriidiline muudab dokumenti. Muudab maksetingimuste klauslit.

Klient kommenteerib: "Näeb hea välja, valmis jätkamiseks."

Juriidiline saadab allkirjastamiseks. Mõlemad pooled allkirjastavad lõpliku versiooni.

Kommentaarid võimaldavad läbirääkimisi otse dokumendis. Eraldi e-posti lõimesid pole. Kogu diskussiooni kontekst säilib.

Sisemised küsimused

Meeskonnaliige loob tarnija lepingu. Pole kindel, kas hinnakiri on praegune.

Lisab kommentaari: "Kas $5,000/kuu on ikka meie standardmäär sellele teenustasemele?"

Juht näeb kommentaari teatist. Vaatab üle ja vastab.

Juht vastab: "Jah, rahandus kinnitas selle määra eelmisel kuul."

Meeskonnaliige jätkab enesekindlalt. Küsimus vastatud, dokumenteeritud kommentaarides.

Kommentaarid selgitavad segadust koosolekute planeerimata või eraldi sõnumite saatmata.

Kommentaaride funktsioonid

Ajatemplid: Iga kommentaar näitab, kes postitas ja millal. Jälgib ülevaatuse ajajoont.

@Mainimised: Märgi konkreetseid inimesi nende tähelepanu saamiseks. "@JaanTamm kas saad vaadata sektsioon 3 üle?" saadab teatise Jaanile.

Lõimelistud vestlused: Vasta konkreetsetele kommentaaridele. Pesastatud diskussioon hoiab seotud tagasiside koos.

E-posti teatised: Meeskonnaliikmed saavad hoiatusi, kui keegi kommenteerib. Hoiab ülevaatused liikumas pidevat kontrollimist vajamata.

Kommentaaride ajalugu: Kõik kommentaarid säilitatakse. Ei saa kustutada. Säilitab läbipaistvuse ja auditilogi.

Kronoloogiline järjekord: Kommentaarid ilmuvad vanimas est uuemani. Näitab ülevaatuse progressiooni selgelt.

Parimad tavad

Ole konkreetne. Viita lehekülje numbritele, sektsiooni päistele või klauslite numbritele. "Uuenda sektsioon 3.2 maksetingimused" on selgem kui "Paranda maksetingimuste sektsioon."

Anna tegutsemisvõimelist tagasisidet. "Muuda seda" on vähem abistav kui "Muuda maksetingimused 30-lt 45 päevani kliendi päringu põhjal."

Kasuta @mainimisi kiireloomulisuse jaoks. Märgi inimesed, kui nende sisend on konkreetselt vajalik. Saab nende tähelepanu kiiremini kui üldised kommentaarid.

Vasta kiiresti. Kommentaarid töötavad kõige paremini, kui inimesed vastavad kiiresti. Kontrolli päevaselt aktiivsete dokumentide jaoks.

Märgi lahendamine. Kui süsteem toetab, märgi kommentaarid lahendatuks pärast käsitlemist. Hoiab lõime puhtana.

Koonda otsused. Kasuta lõplikku kommentaari kokkulepete kinnitamiseks. "Uuendatud juriidilise tagasiside järgi. Kinnitatud allkirjastamiseks."

Hoia seda professionaalsena. Kommentaarid loovad auditilogi. Kirjuta, nagu regulaatorid või kliendid võiksid neid hiljem lugeda.

Kinnitustöövood

Agrellos ametlikku kinnituse marsruutimist pole. Rakenda protsessi kaudu.

Samm 1: Looja valmistab dokumendi mustandis ette.

Samm 2: Lisa ülevaatajad vaatajatena (või jaga konkreetsete inimestega).

Samm 3: Ülevaatajad lisavad kommentaare tagasiside või kinnitusega.

Samm 4: Looja muudab dokumenti kommentaaride põhjal.

Samm 5: Looja vastab kommentaaridele muudatusi selgitades.

Samm 6: Ülevaatajad kommenteerivad lõplikku kinnitust.

Samm 7: Looja saadab allkirjastamiseks.

See mitteametlik protsess töötab enamiku kinnituse vajaduste jaoks. Kommentaarid dokumenteerivad iga kinnituse sammu.

Keerukate mitmestaadiliste kinnituste jaoks kaalu järjestikust allkirjastamist pärast ülevaatust. Juriidiline kinnitab kommentaari kaudu. Dokument läheb finantsjuhile esimese allkirjastajana (nõudes nende allkirja kinnitust). Seejärel teistele pooltele.

Kommentaaride nähtavus

Tööruumi liikmed juurdepääsuga näevad kõiki kommentaare. Kui kellelgi on kausta juurdepääs, näevad nad kommentaare kausta dokumentidel.

Välised vaatajad näevad kommentaare ainult nende dokumentidel. Ühes lepingus jagatud klient ei näe kommentaare teistel lepingutel.

Kommentaarid ei ole allkirjastatud väljundis. Lõplik allkirjastatud PDF või ASIC fail, mis saadetakse allkirjastajatele, ei sisalda kommentaaride lõimesid. Kommentaarid jäävad Agrello tööruumi sisemiseks viiteks.

Auditilogi sisaldab kommentaare. Kommentaaride tegevus ilmub dokumendi auditilogi. Kes kommenteeris, millal ja mida nad ütlesid.

Millal kasutada kommentaare

Mitme sidusrühma ülevaatus: Kui mitu inimest peavad sisestama enne viimistlemist.

Juriidiline kinnitus: Juriidilise nõusoleku saamine enne kliendilepingute saatmist.

Juhtkonna ülevaatus: Kõrge väärtusega lepingud, mis vajavad juhtkonna kinnitust.

Kliendi läbirääkimised: Tingimuste arutamine klientidega enne lõplikku kokkulepet.

Meeskonna küsimused: Detailide selgitamine kolleegidega.

Versiooni tagasiside: Täiustustavituste soovitamine mallidele või standarddokumentidele.

Millal mitte kasutada kommentaare

Kiireline reaalajas diskussioon: Kommentaarid on asünkroonsed. Kiireloomuliste otsuste jaoks kasuta koosolekuid või kiirsõnumeid.

Keerukad läbirääkimised: Kui diskussioon vajab edasi-tagasi mitme punkti üle, planeeri kõne. Kommentaarid töötavad lihtsamale tagasisidele.

Väga tundlik tagasiside: Kui tagasiside on poliitiliselt tundlik või jõudlusega seotud, aruta privaatselt, mitte kommentaarides, mis loovad auditilogi.

Pärast allkirjastamise küsimused: Kui dokument on allkirjastatud, ei jõua dokumendil olevad kommentaarid allkirjastajateni. Kasuta e-posti pärast allkirjastamise suhtluseks.

Tõrke otsing

Ülevaataja ei näe kommentaari valikut: Kinnita, et neil on vähemalt vaataja juurdepääs dokumendile. Juurdepääsu puudumine = kommenteerimist pole.

Kommentaarid ei ilmu: Värskenda brauserit. Kontrolli, kas vaatad õiget dokumendi versiooni.

Teatised ei saabu: Kontrolli e-posti rämpsukauste. Kinnita teatise seaded lubatud.

Ei saa kedagi @mainida: Nad ei pruugi olla tööruumi liige. @mainimised töötavad tavaliselt ainult tööruumi liikmetele.

Vaja kommentaari kustutada: Enamik süsteeme ei luba kommentaari kustutamist auditieesmärkidel. Kui tõeliselt vajalik, võta ühendust toega.

Väline vaataja ei pääse ligi: Kinnita jagamise linki saadeti õigesti. Kontrolli, kas dokumendi juurdepääsu seaded lubavad väliseid vaatajaid.