Dokumentu komentāri: sadarbības pārskats un atsauksmju darba plūsmas

Komentāri ļauj asinhronu dokumentu pārskatīšanu. Juridiskie pārskata līgumus. Ieinteresētās personas sniedz atsauksmes. Klienti iesaka izmaiņas. Viss pirms nosūtīšanas parakstīšanai.

Kāpēc komentāri ir svarīgi

Tradicionālās pārskata darba plūsmas izmanto e-pastu. Līguma melnraksts pievienots. Recenzenti atbild ar atsauksmēm. Rodas versiju neskaidrības. "Kuram melnrakstam ir jaunākās izmaiņas?" kļūst par nemainīgo jautājumu.

Komentāri centralizē atsauksmes. Visa diskusija paliek ar dokumentu. Nav e-pasta pavedienu. Nav versiju haosa. Katrs recenzents redz visas atsauksmes vienā vietā.

Komentāri darbojas asinhroni. Juridiskie pārskata pirmdien no rīta. Finance pievieno atsauksmes otrdienas pēcpusdienā. Personāls atbild trešdien. Nav nepieciešams plānot sanāksmes vienkāršiem apstiprinājumiem.

Kas var komentēt

Ikviens ar dokumenta piekļuvi var pievienot komentārus.

Skatītāji var komentēt: Tas ir būtiski. Skatītāji nevar rediģēt vai nosūtīt dokumentus. Bet viņi var komentēt. Ideāli recenzentiem, kas sniedz atsauksmes bez dokumenta kontroles.

Redaktori var komentēt: Papildus dokumentu izveidei redaktori piedalās pārskata diskusijās.

Administratori un īpašnieki var komentēt: Pilna piekļuve ietver komentēšanu jebkuram dokumentam, ko viņi var skatīt.

Ārējie skatītāji var komentēt: Dalies ar līguma melnrakstu ar klientu. Klients pārskata kā ārējs skatītājs. Viņi komentē ar jautājumiem un ieteikumiem. Nav nepieciešama darba telpas dalība.

Šī universālā komentēšanas piekļuve ļauj elastīgas pārskata darba plūsmas.

Komentāru pievienošana

Atver dokumentu. Navigē uz dokumenta detalizēto skatu, kur tu redzi dokumenta saturu un iestatījumus.

Atrodi komentāru sadaļu. Meklē komentāru paneli vai ikonu. Parasti labajā pusē vai saskarnes apakšā.

Ieraksti savu komentāru. Ievadi atsauksmes, jautājumus vai apstiprinājumus.

Ievieto komentāru. Noklikšķini "Pievienot komentāru" vai "Ievietot." Komentārs parādās nekavējoties.

Citi redz tavu komentāru. Komandas locekļi ar piekļuvi redz komentārus hronoloģiskā secībā.

Komentāru darba plūsmas

Juridiskais pārskata process

Pārdošana izveido klientu līgumu. Melnraksta noteikumi, pamatojoties uz klienta vajadzībām.

Pievieno juridisku kā skatītāju. Juridiskās komandas loceklis iegūst piekļuvi bez dokumenta kontroles. Viņi pārskata, bet nevar nejauši modificēt vai nosūtīt.

Juridiskie pievieno komentārus: "Atjauno atlīdzības klauzulu saskaņā ar uzņēmuma politiku" un "Maksājuma noteikumiem nepieciešams finanšu apstiprinājums."

Pārdošana pārskata dokumentu. Veic izmaiņas, pamatojoties uz juridisko atsauksmēm.

Juridiskie komentē vēlreiz: "Apstiprināts parakstīšanai."

Pārdošana nosūta parakstīšanai. Turpina droši ar dokumentētu juridisko apstiprinājumu.

Šī darba plūsma novērš līgumu nosūtīšanu ar juridiskām problēmām. Juridiskie efektīvi pārskata, nepārņemot dokumenta īpašumtiesības.

Ieinteresēto personu atsauksmes

Personāls veido uzņēmuma politikas atjauninājumu. Jaunā darba no mājām politika ietekmē visus.

Dalies ar vadības komandu kā skatītājiem. Nodaļu vadītāji visā uzņēmumā iegūst piekļuvi.

Vairāki vadītāji pievieno komentārus: - CFO: "Budžeta ietekme izskatās pieņemama." - CTO: "Tehnoloģiju infrastruktūra atbalsta to." - Operācijas: "Iesaku pievienot sadaļu par iekārtu atgriešanu."

Personāls iekļauj atsauksmes. Atjauno politikas melnrakstu, pamatojoties uz komentāriem.

Personāls atbild uz komentāriem: "Iekārtu atgriešanas sadaļa pievienota. Paldies."

Vadība komentē galīgo apstiprinājumu: "Apstiprināts."

Personāls nosūta visiem darbiniekiem. Politika tiek izsūtīta ar dokumentētu ieinteresēto personu atbalstu.

Komentāri aizstāj apstiprināšanas sanāksmes. Ieinteresētās personas pārskata savā grafikā. Personāls iegūst rakstiska apstiprinājuma pierakstu.

Klientu sadarbība

Juridiskie veido pakalpojuma līgumu klienta projektam.

Dalies ar melnrakstu ar klientu kā ārēju skatītāju. Klients piekļūst dokumentam bez pievienošanās darba telpai.

Klients komentē: "Vai varam pagarināt maksājuma noteikumus uz 45 dienām nevis 30?"

Juridiskie apspriež iekšēji. Komanda novērtē pieprasījumu.

Juridiskie atbild uz komentāru: "45 dienu noteikumi apstiprināti. Atjauninu dokumentu."

Juridiskie pārskata dokumentu. Maina maksājuma klauzulu.

Klients komentē: "Izskatās labi, gatavs turpināt."

Juridiskie nosūta parakstīšanai. Abas puses paraksta galīgo versiju.

Komentāri ļauj sarunu tieši dokumentā. Nav atsevišķu e-pasta ķēžu. Viss diskusijas konteksts saglabāts.

Iekšējie jautājumi

Komandas loceklis izveido piegādātāja līgumu. Nav pārliecināts, vai cena ir aktuāla.

Pievieno komentāru: "Vai $5,000/mēnesī joprojām ir mūsu standarta likme šim pakalpojuma līmenim?"

Vadītājs redz komentāra paziņojumu. Pārskata un atbild.

Vadītājs atbild: "Jā, Finance apstiprināja šo likmi pagājušajā mēnesī."

Komandas loceklis turpina droši. Jautājums atbildēts, dokumentēts komentāros.

Komentāri noskaidro neskaidrības bez sanāksmju plānošanas vai atsevišķu ziņojumu sūtīšanas.

Komentāru funkcijas

Laika zīmogi: Katrs komentārs rāda, kas ievietoja un kad. Izseko pārskata laika grafiku.

@Pieminējumi: Atzīmē konkrētas personas, lai pievērstu viņu uzmanību. "@JohnDoe vai vari pārskatīt 3. sadaļu?" nosūta paziņojumu Džonam.

Pavedienu sarunas: Atbildi uz konkrētiem komentāriem. Ligzdota diskusija saglabā saistītās atsauksmes kopā.

E-pasta paziņojumi: Komandas locekļi saņem brīdinājumus, kad kāds komentē. Uztur pārskatus virzīties uz priekšu bez nemitīgas pārbaudes.

Komentāru vēsture: Visi komentāri saglabāti. Nevar dzēst. Uztur caurspīdīgumu un revīzijas pierakstu.

Hronoloģiska secība: Komentāri parādās vecākie uz jaunākajiem. Skaidri rāda pārskata progresu.

Labākās prakses

Esi specifisks. Atsaucies uz lappušu numuriem, sadaļu galvenēm vai klauzulu numuriem. "Atjauno 3.2. sadaļas maksājuma noteikumus" ir skaidrāks nekā "Labo maksājuma sadaļu."

Sniedz praktiskas atsauksmes. "Maini to" ir mazāk noderīgs nekā "Maini maksājuma noteikumus no 30 uz 45 dienām pēc klienta pieprasījuma."

Izmanto @pieminējumus steidzamībai. Atzīmē cilvēkus, kad viņu ieguldījums ir īpaši nepieciešams. Piesaista viņu uzmanību ātrāk nekā vispārīgi komentāri.

Atbildi ātri. Komentāri darbojas vislabāk, kad cilvēki ātri atbild. Pārbaudi katru dienu aktīviem dokumentiem.

Atzīmē atrisinājumu. Ja sistēma to atbalsta, atzīmē komentārus kā atrisinātus pēc adresēšanas. Uztur pavedienu tīru.

Apkopo lēmumus. Izmanto galīgo komentāru, lai apstiprinātu vienošanās. "Atjaunināts saskaņā ar juridisko atsauksmēm. Apstiprināts parakstīšanai."

Uzturi to profesionālu. Komentāri izveido revīzijas pierakstus. Raksti tā, it kā regulatori vai klienti varētu tos lasīt vēlāk.

Apstiprināšanas darba plūsmas

Nav formālas apstiprināšanas maršrutēšanas Agrello. Ievieš caur procesu.

1. solis: Autors sagatavo dokumentu melnrakstā.

2. solis: Pievieno recenzentus kā skatītājus (vai dalies ar konkrētām personām).

3. solis: Recenzenti pievieno komentārus ar atsauksmēm vai apstiprinājumu.

4. solis: Autors pārskata dokumentu, pamatojoties uz komentāriem.

5. solis: Autors atbild uz komentāriem, skaidrojot izmaiņas.

6. solis: Recenzenti komentē galīgo apstiprinājumu.

7. solis: Autors nosūta parakstīšanai.

Šis neformālais process darbojas lielākajai daļai apstiprināšanas vajadzību. Komentāri dokumentē katru apstiprināšanas soli.

Sarežģītām vairāku posmu apstiprināšanām apsver secīgu parakstīšanu pēc pārskata. Juridiskie apstiprina caur komentāru. Dokuments iet uz CFO kā pirmo parakstītāju (prasot viņu paraksta apstiprinājumu). Pēc tam uz citām pusēm.

Komentāru redzamība

Darba telpas locekļi ar piekļuvi redz visus komentārus. Ja kādam ir mapes piekļuve, viņi redz komentārus mapes dokumentos.

Ārējie skatītāji redz komentārus tikai savos dokumentos. Klients, kas koplietots vienā līgumā, neredz komentārus citos līgumos.

Komentāri nav parakstītajā izvadē. Galīgais parakstītais PDF vai ASIC fails, kas nosūtīts parakstītājiem, neietver komentāru pavedienu. Komentāri paliek Agrello darba telpā iekšējai atsaucei.

Revīzijas pieraksts ietver komentārus. Komentāru aktivitāte parādās dokumenta revīzijas pierakstā. Kas komentēja, kad un ko viņi teica.

Kad izmantot komentārus

Vairāku ieinteresēto personu pārskats: Kad vairākām personām nepieciešams sniegt ieguldījumu pirms finalizēšanas.

Juridiskais apstiprinājums: Juridiskās akceptēšanas iegūšana pirms klientu līgumu nosūtīšanas.

Izpildvaras pārskats: Augstas vērtības līgumi, kas prasa izpildvaras apstiprinājumu.

Klientu sarunu: Noteikumu apspriešana ar klientiem pirms galīgā līguma.

Komandas jautājumi: Detaļu noskaidrošana ar kolēģiem.

Versijas atsauksmes: Uzlabojumu ieteikšana sagatavēm vai standarta dokumentiem.

Kad neizmantot komentārus

Steidzama reāllaika diskusija: Komentāri ir asinhroni. Steidzamiem lēmumiem izmanto sanāksmes vai tūlītējus ziņojumus.

Sarežģītas sarunas: Ja diskusija prasa daudzus punktus tam un atpakaļ, ieplāno zvanu. Komentāri darbojas vienkāršākām atsauksmēm.

Ļoti sensitīvas atsauksmes: Ja atsauksmes ir politiski sensitīvas vai saistītas ar sniegumu, apspriedi privāti nevis komentāros, kas izveido revīzijas pierakstus.

Pēc parakstīšanas jautājumi: Kad dokuments ir parakstīts, komentāri parakstītajā dokumentā nesasniedz parakstītājus. Izmanto e-pastu pēc parakstīšanas komunikācijai.

Problēmu novēršana

Recenzents neredz komentāra opciju: Verificē, ka viņiem ir vismaz skatītāja piekļuve dokumentam. Nav piekļuves = nav komentēšanas.

Komentāri neparādās: Atsvaidzini pārlūkprogrammu. Pārbaudi, vai skaties pareizo dokumenta versiju.

Paziņojumi neierodas: Pārbaudi e-pasta surogātpasta mapes. Verificē paziņojumu iestatījumus iespējotus.

Nevar @pieminēt kādu: Viņi var nebūt darba telpas loceklis. @pieminējumi parasti darbojas tikai darba telpas locekļiem.

Nepieciešams dzēst komentāru: Lielākā daļa sistēmu neļauj komentāru dzēšanu revīzijas nolūkiem. Ja patiešām nepieciešams, sazinies ar atbalstu.

Ārējais skatītājs nevar piekļūt: Verificē, ka koplietošanas saite nosūtīta pareizi. Pārbaudi, vai dokumenta piekļuves iestatījumi ļauj ārējiem skatītājiem.