Dokumentide loomine ja saatmine allkirjastamiseks

Kui konto on olemas, on dokumentide saatmine allkirjastamiseks lihtne. Ükskõik kas lepingud, kokkulepped või muud dokumendid - Agrello liides teeb asja ära ilma suuremate probleemideta.

Kuidas alustada

Logi tööruumi sisse ja mine kausta, kuhu dokument peaks minema. Korraldus on oluline - mida suuremaks ettevõte kasvab, seda rohkem on dokumente.

Dokumendi saad luua kahel viisil: laadi fail arvutist üles või alusta mallist. Üleslaadimine sobib, kui fail on juba olemas. Mallid aitavad, kui samasuguseid dokumente tuleb tihti teha.

Kui dokument on üleval, klõpsa "Jätka" nuppu. Avaneb ettevalmistamise vaade, kus saad kõik seadistada.

Väljundformaat

Agrello pakub kolme formaati:

PDF on kõige levinum - töötab kõigis PDF lugejates. Sobib tavalistele lepingutele ja äridokumentidele.

ASIC konteiner on keerulisematele juhtudele, kus on vaja mitut faili korraga allkirjastada või tugevat turvalisust. Hea valik, kui regulatsioonid nõuavad kõrgemaid turvanõudeid.

EDOC on Läti standard elektrooniliselt sertifitseeritud dokumentidele. ASIC tehnoloogia peal, aga kohustuslik Läti valitsuse ja institutsioonidele esitamiseks.

Vali vastavalt vajadusele - tavaliselt piisab PDF-ist.

Allkirjastajate lisamine

E-posti aadressid on võti. Kirjuta ülemisse vasakusse tekstivälja kõigi inimeste aadressid, kellele sa dokumendi allkirjastamiseks saadad.

Agrello saadab igaühele automaatse kutse koos turvalise lingiga. Käsitsi koordineerimist pole vaja.

Kui on vaja, et keegi allkirjastab enne teist, siis saad järjekorra seadistada. Kasulik, kui on oluline kinnituste hierarhia või juriidiline kontroll.

Allkirjaväljade paigutamine

PDF-ide puhul pead allkirjaväljad ise paika panema. Lohista allkirjakastid sinna, kuhu igaüks peab allkirja andma.

Mõtle läbi, kuhu väljad panna. Jäta piisavalt ruumi, pane väljad õigete klauslite juurde ja hoia dokument ilus. Hästi paigutatud väljad aitavad allkirjastajatel aru saada, mis toimub.

ASIC ja EDOC puhul pole käsitsi paigutamist vaja. Lisa lihtsalt aadressid ja süsteem lisab allkirjad automaatselt.

Kutse kohandamine

Enne saatmist lisa isiklik sõnum e-posti kutsele. Selgita, mis dokument see on, mis tähtaeg on ja kellega ühendust võtta, kui küsimusi on.

Head sõnumid parandavad vastamise määra ja vähendavad küsimusi. Ole selge ja professionaalne.

Kuidas allkirjastamine käib

Kui inimesed saavad Agrello kutse, saavad nad dokumendile kohe ligi läbi brauseri. Pole vaja midagi alla laadida ega kontot luua.

Dokumendi ülevaatus on võimalik enne allkirjastamist. Saab suurendada, lehtedel liikuda ja näha, kus allkirju vaja on.

Allkirjastamine sõltub formaadist. PDF toetab erinevaid meetodeid: lihtsad kirjutatud või joonistatud allkirjad (Agrello e-Sign), Rootsi BankID ja Ukraina Diia, või kvalifitseeritud allkirjad Mobile-ID, Smart-ID ja ID-kaardi kaudu. ASIC ja EDOC nõuavad ainult kvalifitseeritud allkirju (QES) - Mobile-ID, Smart-ID, ID-kaart või muud sertifitseeritud QES pakkujad.

Turvalisus ja vastavus

Kogu allkirjastamise ajal teeb Agrello auditilogi, kus on kõik toimingud salvestatud. Seal on ligipääsuajad, allkirjade ajatemplid, IP-aadressid ja kasutat

ud autentimismeetodid.

Võltsimiskindel tehnoloogia hoiab dokumendi tervena algusest lõpuni. Kui keegi proovib pärast allkirjastamist dokumenti muuta, tuvastatakse see.

Kui kõik on allkirjastatud, saavad kõik osapooled koopiad automaatselt. Dokumendid jäävad Agrello tööruumi salvestatuks ja saab alati otsida ja leida.

Levinud probleemid

E-posti kohaletoimetamine võib vahel takerduda spämmifiltrisse või firma turvaseadetesse. Kui keegi ei saa kutset kätte, kontrolli kõigepealt rämpsu kausta. Kui ei aita, proovi teist e-posti aadressi või räägi IT osakonnaga.

Brauseri probleemid mõnikord segavad. Agrello töötab kõigis uuemates brauserites, aga vahel aitab vahemälu tühjendamine või teise brauseri kasutamine.

Autentimise raskused võivad tekkida keerulisemate allkirjameetodite puhul, mis vajavad rakendusi või sertifikaate. Anna selged juhised või võta ühendust Agrello toega.

Töövoogude optimeerimine

Kui oled ennast sisse töötanud, hakka malle kasutama tihti kasutatavate dokumentide jaoks. Mallid säästävad aega, hoiavad järjepidevust ja vähendavad vigu.

Integratsioonid teiste süsteemidega aitavad töövoogu veelgi sujuvamaks teha. Agrello ühendub paljude tööriistadega ja võimaldab automaatset andmevahetus.

Nüüd on dokumentide loomine ja allkirjastamine efektiivne, turvaline ja professionaalne. Iga järgmine allkirjastamine tugevdab sinu organisatsiooni digitaliseerimist.