Allkirjastamise probleemide lahendamine ja parimad tavad

Allkirjastamine ei lähe alati sujuvalt. Kutsed kaovad. Allkirjastajad ei saa autentida. Dokumendid vajavad parandusi pärast saatmist. Siin on, kuidas tavalisemaid probleeme lahendada.

E-posti tarneprobleemid

Kõige levinum probleem: allkirjastaja ütleb, et ei saanud kunagi kutset.

Kontrolli kõigepealt rämpsu kauste: E-posti filtrid püüavad sageli e-allkirja kutsed kinni. Palu allkirjastajal otsida rämpsu/junk kaustast Agrello e-kirju.

Veendu e-posti aadressi õigsuses: Vaata, kas on trükivigu. Üks vale märk saadab vale inimesele või mitte kellelegi. Tavalised vead: .con .com asemel, vahetatud tähed.

Saada kutse uuesti: Ava dokument. Leia allkirjastaja "Kes peab allkirjastama" sektsioonis. Klõpsa rippmenüüd nende nime kõrval. Vali "Saada kutse uuesti".

Lisa turvaliste saatjate nimekirja: Palu allkirjastajatel lisada Agrello saatja aadress kontaktidesse. Väldib tulevikus filtreerimist.

Proovi alternatiivset e-posti: Kui firma e-post blokeerib välised saatjad, proovi isiklikku e-posti. Mõned organisatsioonid on ranged.

Oota kohaletoimetamist: E-post vahel viibib. Kui saatsid 5 minutit tagasi ja ei näe seda, oota 15-20 minutit enne tõrkeotsingut.

Autentimise ebaõnnestumised

Allkirjastajad, kes proovivad Smart-ID või Mobile-ID, kohtavad mõnikord autentimisprobleeme.

Smart-ID probleemid:

• Rakendus puudub: Vajab Smart-ID rakendust telefonis. Saada allalaadimislingid iOS/Android jaoks.
• Konto pole aktiveeritud: Rakendus paigaldatud, aga konto pole täielikult aktiveeritud. Peavad lõpetama aktiveerimise panga või ID pakkuja kaudu.
• Vale PIN sisestatud: Kolm ebaõnnestunud katset võivad rakenduse lukustada. Peavad PIN-i lähtestama.
• Võrguprobleemid: Autentimine vajab internetiühendust. Kontrolli Wi-Fi või mobiilsidet.

Mobile-ID probleemid:

• SIM pole lubatud: Mobile-ID vajab SIM-kaardi aktiveerimist. Mitte kõik operaatorid ei toeta. Kontrolli, kas nende operaator pakub Mobile-ID-d.
• Signaal probleemid: Autentimine saadab SMS-i. Halb signaal viivitab või blokeerib.
• Vale telefoninumber: Mobile-ID on seotud konkreetse numbriga. Veendu, et number vastab tegelikule Mobile-ID numbrile.

Alternatiivsed meetodid: Kui kvalifitseeritud allkiri kukub pidevalt läbi, kontrolli, kas dokumendi seaded lubavad lihtsamaid meetodeid. Agrello allkiri (joonista/kirjuta) töötab ilma autentimistaristu ta.

Brauseri ühilduvus: Vanad brauserid põhjustavad mõnikord probleeme. Soovita uuendatud Chrome, Firefox, Safari või Edge.

Reageerimatud allkirjastajad

Dokument seisab "Allkirjastamisel" päevi või nädalaid. Allkirjastaja pole teinud midagi.

Saada meeldetuletusi: Kasuta "Saada kutse uuesti" individuaalsete meeldetuletuste jaoks. Või vali Kanban vaates mitu dokumenti ja klõpsa "Tuleta allkirjastamisest meelde" hulgi meeldetuletuseks.

Võta ühendust väljaspool Agrellot: E-posti või helista allkirjastajale otse. Mõned inimesed ignoreerivad automaatseid e-kirju.

Sea tähtajad: Kutse e-postis peaks mainima, millal allkirjastamine on vajalik. "Palun allkirjasta reedeks" loob kiireloomulisuse.

Eskaleeri: Kui töötaja ei allkirjasta, võta ühendust nende juhiga.

Lisa alternatiivne allkirjastaja: Kui algne allkirjastaja pole kättesaadav (puhkusel, lahkus ettevõttest), lisa nende asendaja dokumendi allkirjastamisel. Uus allkirjastaja saab kohe kutse.

Muudatuste tegemine pärast saatmist

Said aru, et saatsid vale inimesele? Märkasid viga dokumendis? Valikud sõltuvad sellest, mida vaja on muuta.

Väikesed muudatused: allkirjastajate lisamine

Probleem: Saatsid dokumendi, aga unustasid kedagi, kes peab allkirjastama.

Lahendus: Kui dokument on Allkirjastamisel, klõpsa "Lisa allkirjastaja". Kirjuta nende e-post. Nad saavad kohe kutse.

Suuremad muudatused: sisu vead

Probleem: Dokumendis on vale kuupäev, valed tingimused või vajab olulisi parandusi.

Lahendus: Tühista ja saada uuesti.

1. Ava dokument
2. Klõpsa tühistamise nuppu
3. Kinnita tühistamine
4. Loo uus dokument parandus tega
5. Valmista allkirjastamiseks ette
6. Saada allkirjastajatele koos selgitusega

Tagasivõtmise nuppu ei ole. Kui saadetud, ei saa tagasi võtta. Tühistamine on ainus tee sisu muudatusteks.

Tühistamise töövoog

Tühistamine muudab kõik kogutud allkirjad kehtetuks ja märgib dokumendi tühistatuks.

Millal tühistada:

• Sisu viga avastatud pärast saatmist
• Vale allkirjastaja lisatud
• Tingimused vajavad olulisi muudatusi

Kuidas tühistada:

1. Ava dokumendi detailvaade
2. Leia tühistamise nupp
3. Klõpsa ja kinnita
4. Dokumendi staatus muutub "Tühistatud"

Ei saa tühistamist tagasi võtta: Püsiv tegevus. Tühistatud dokumendid jäävad tühistatuks.

Pärast tühistamist: Loo uus parandatud dokument. Valmista ette ja saada allkirjastajatele.

Auditilogi kasutamine diagnostikaks

Iga tegevus salvestatakse auditilogi. Kasuta seda tõrkeotsinguks.

Vaata auditilogi: Ava dokument. Klõpsa "Vaata dokumendi auditilogi". Näed täielikku ajalugu ajatemplitega.

Mida auditilogi näitab:

• Millal dokument saadeti
• Millal kutsed toimetati (või põrkasid tagasi)
• Millal allkirjastajad dokumentile juurde pääsesid
• Autentimise katsed
• Allkirjade lõpetamised

Millal toega ühendust võtta

Tehnilised rikked: Autentimissüsteemid mitte tööta. Dokumendid ei saadeta õige seadistuse juures. Liidese vead.

Konto probleemid: Tellimuse probleemid. Juurdepääs ootamatult tühistatud.

Mida anda:

• Dokumendi ID või link
• Ekraanipildid veateadetest
• Kirjeldus tehtud sammudest
• Oodatav käitumine vs tegelik
• Auditilogi ekraanipilt

Ennetamise strateegiad

Testi enne olulisi saatmisi: Saada dokument esmalt endale või kolleegile. Veendu, et allkirjaväljad on õigesti paigutatud.

Kontrolli e-posti aadresse kahekordsel t: Veendu igas e-posti aadressis enne "Saada allkirjastamiseks" klõpsamist.

Sea selged ootused: Kohandatud kutsesõnum peaks selgitama, mida allkirjastatakse, miks see on oluline ja millal on vaja.

Tuvasta varud: Enne kriitiliste dokumentide saatmist tuvasta alternatiivsed allkirjastajad.

Jälgi aktiivselt: Kontrolli edenemist igapäevaselt kiireloomuliste dokumentide puhul.