Agrello dokumentide ja konteinerite mõistmine

Agrello dokument on rohkem kui fail. See on konteiner, mis hoiab sinu faile pluss allkirjad, ajatemplid ja täieliku kirje igast tegevusest. See konteineri struktuur tagab õigusliku kehtivuse ja pakub tõendust autentsusest.

Mis teeb Agrello dokumendi konteineri eriliseks

Traditsiooniline failide jagamine käsitleb dokumente lihtsate failidena. Sa laad üles PDF-i, keegi laadib selle alla, võib-olla allkirjastab. Sisseehitatud jälgimist ega tõendust selle kohta, mis juhtus, pole.

Agrello konteinerid töötavad teisiti. Iga dokument sisaldab:

• Sinu originaalfailid (üks või mitu)
• Digitaalsed allkirjad sertifikaatidega
• Metaandmed kõigist suhtlustest
• Ajatemplid iga tegevuse jaoks
• Muutumatu auditilogi

See struktuur tähendab, et sa saad tõendada täpselt, mis iga dokumendiga juhtus. Kes selle allkirjastas, millal nad allkirjastasid, millist autentimismeetodit kasutasid ja milline dokument allkirjastamise ajal välja nägi.

Dokumendi elutsükli staatused

Iga Agrello dokument liigub läbi nelja staatuse. Nende staatuste mõistmine aitab sul lepinguid efektiivselt hallata.

Mustandi staatus

Sinu dokument eksisteerib, aga pole veel allkirjastamiseks valmis. Selles staatuses saad:

• Toimetada sisu vabalt
• Üles laadida või asendada faile
• Korraldada dokumente kaustades
• Kustutada dokumente vajadusel

Dokumendid jäävad mustandisse, kuni sa klõpsad "Valmista allkirjastamiseks ette." Kasuta seda staatust lepingu tingimuste viimistlemiseks enne allkirjastajate kaasamist.

Allkirjastamiseks ettevalmistamise staatus

Dokumendi sisu on kokku lepitud, aga sa seadistad allkirjastamise protsessi:

• Lisa allkirjastaja e-posti aadressid
• Paiguta allkirja väljad (PDF formaadile)
• Sea allkirja taseme nõuded
• Kohanda kutse e-kirju
• Vali allkirjastamise järjekord (paralleelne või järjestikune)

Sisu toimetamine ja allkirjastajate seadistamine vajavad erinevat fookust. Nende eraldamine vähendab vigu.

Allkirjastamisel staatus

Kontroll läheb allkirjastajatele. Süsteem saadab kutsed automaatselt. Allkirjastajad saavad pääseda dokumendile, vaadata üle ja allkirjastada.

Sa saad ikka veel:

• Jälgida, kes on allkirjastanud
• Saata meeldetuletusi ootel allkirjastajatele
• Lisada rohkem allkirjastajaid vajadusel
• Eemaldada kutseid (enne allkirjastamise lõpetamist)

Kanbani vaade näitab täpselt, kus iga dokument seisab. Visuaalne töövoo jälgimine aitab organisatsioonidel lepingu tsükli aegu sujuvamaks muuta ja kitsaskohti kiiresti tuvastada.

Allkirjastatud staatus

Kõik nõutud allkirjad on lõpetatud. Dokument muutub muutumatuks - muudatusi ei lubata. See tagab, et kokkulepe jääb täpselt selliseks, nagu kõik pooled kiitsid heaks.

Süsteem genereerib lõplikud failid sinu valitud formaadis (PDF või ASIC/EDOC konteiner). Kõik osalejad saavad allkirjastatud koopiad automaatselt. Auditilogi lukustub püsivalt.

Dokumendi metaandmed

Agrello jäädvustab üksikasjalikke metaandmeid läbi dokumendi elutsükli. Need andmed pakuvad autentsuse tõendust, mida kohtud ja regulaatorid aktsepteerivad.

Loomise metaandmed näitavad, kes dokumendi lõi, millal ja millisest mallist.

Allkirjastaja metaandmed salvestavad iga suhtluse: - Iga allkirjastaja IP aadress - Täpne ajatempel (sekundini) - Kasutatud autentimismeetod - Brauseri ja seadme informatsioon - Sertifikaadi detailid (QES allkirjade jaoks)

Protsessi metaandmed jälgivad töövoo muudatusi: - Staatuse üleminekud (kes algatas, millal) - Saadetud meeldetuletuste e-kirjad - Dokumendi muudatused mustandistaatuses - Kausta liigutamised

Need metaandmed võimaldavad sul dokumente staatuse järgi filtreerida, otsida allkirjastaja järgi, sorteerida kuupäeva järgi või genereerida aruandeid. Kui keegi küsib konkreetse lepingu kohta, leiad selle sekundite jooksul failide läbiotsimise asemel.

Auditilogi

Iga Agrello dokument hoiab täielikku, pettekaitsmelist auditilogi. See logi salvestab:

• Dokumendi elutsükli sündmused (loomine, staatuse muudatused, lõpetamine)
• Kõik juurdepääsu katsed (kes vaatas, millal, kust)
• Allkirjastamise tegevus (meetod, sertifikaadid, ajatemplid)
• Meeldetuletuste saatmised ja tarned
• Ülevaatajate kommentaarid
• Õiguste muudatused

Auditilogi vaatamiseks ava iga dokument, ava dokumendi inforibaa ja klõpsa "Vaata dokumendi auditilogi". Näed iga tegevust täpsete ajatemplitega, isikut, kes seda tegi, nende IP aadressi ja tehnilisi detaile.

Auditilogi pakuvad õiguslikku kaitset. Kui vaidlused tekivad allkirjade või dokumendi sisu kohta, näitab auditilogi täpselt, mis juhtus. Regulaatorid saavad vastavust iseseisvalt kinnitada. Põhjalikud digitaalsed auditilogi aitavad ettevõtetel vähendada lepingutega seotud vaidlusi ja demonstreerida hoolsust.

Miks see sinu lepingute jaoks loeb

Dokumendi konteinerid pakuvad kolme põhilist eelist:

Õiguslik kehtivus: Muutumatud allkirjastatud dokumendid krüptograafilise allkirjade tõendusega kehtivad kohtus. Sa saad tõendada täpselt, mis allkirjastati, kelle poolt ja millal.

Operatiivne efektiivsus: Metaandmete-põhine otsing ja automaatsed töövood kõrvaldavad käsitsi jälgimise. Leia mis tahes leping sekundite jooksul. Enam ei küsita "Kas nad allkirjastasid selle?"

Riski vähendamine: Täielikud auditilogi lahendavad vaidlused kiiresti. Põhjalik dokumentatsioon aitab organisatsioonidel minimeerida kohtuvaidluste kulusid ja lahendada konflikte efektiivselt.